Sdílená organizace
Jednu organizaci může používat víc lidí z jedné kanceláře. Každý si přitom ponechá svůj vlastní účet a přepíná se mezi ním a organizací.
Pro koho je sdílená organizace?
Sdílená organizace je součástí plánu Kancelář a zakládáme ji pro vás my. V nabídce si ji objednat nelze – počet míst, příděly i cena se domlouvají individuálně. Napište nám a projdeme to s vámi.
Pokud Consulaio používáte sami, nic z tohoto článku se vás netýká a aplikace vypadá přesně tak, jak ji znáte.
Vlastní účet a organizace vedle sebe
Vlastní účet vám zůstává. Místo v organizaci k němu přibude, nenahradí ho. Pracujete tak ve dvou účtech a přepínáte se mezi nimi.
Přepínač účtu najdete dole v levém menu pod svým profilem, na telefonu ve spodní liště vedle něj. Je v něm vidět, kde právě jste: buď pod názvem kanceláře, nebo pod položkou Osobní účet.
O tom, kam se práce uloží, rozhoduje účet, ve kterém zrovna jste. Konverzace nebo projekt založený v organizaci patří organizaci a kolegové se k němu dostanou podle pravidel níže. Co založíte ve svém účtu, zůstává jen vám a nikdo z kanceláře to nevidí.
Pozor
Než založíte konverzaci nebo projekt, podívejte se, ve kterém účtu jste. Přesunout hotovou práci mezi vlastním účtem a organizací nejde.
Pokud v žádné organizaci místo nemáte, přepínač se nezobrazuje.
Jaké jsou role?
Každý člověk v organizaci má jednu ze dvou rolí. Role určuje, co vidí a co může měnit.
| Role | Co vidí | Co může |
|---|---|---|
| Správce | Veškerou práci v organizaci kromě výjimek popsaných níže | Spravuje lidi a jejich role, nahrává dokumenty a šablony a přidává poznámky pro celou organizaci, vyplňuje její profil a připojuje MCP servery i disky pro celou organizaci |
| Člen | Svoji práci a projekty, do kterých ho někdo pozval | Pracuje ve svých projektech a zve do nich kolegy |
Role mění správce v dialogu Spravovat organizaci na kartě Členové. Změna se projeví hned při dalším kliknutí, ne až po odhlášení.
Poznámka
V organizaci musí vždy zůstat aspoň jeden správce. Poslední správce si roli odebrat nemůže – organizaci by pak neměl kdo spravovat.
Jak přidám kolegu do organizace?
Kolegy zve a odebírá správce v dialogu Spravovat organizaci. Otevřete ho z přepínače účtu.
V přepínači účtu se přepněte do organizace a zvolte Spravovat organizaci.
Přejděte na Členové a zvolte Pozvat.
Zadejte e-mail kolegy a vyberte roli.
Zvolte Odeslat pozvánky. Kolega dostane e-mail s odkazem, kterým pozvánku přijme.
Pozvánku může přijmout i kolega, který už Consulaio používá. Svůj účet si nechá a k organizaci se jen přepne – nic nemusí rušit ani nikam převádět.
Poznámka
Do počtu sjednaných míst se počítají i odeslané pozvánky, které kolega ještě nepřijal. Jsou-li místa vyčerpaná, zrušte nepřijatou pozvánku na kartě Pozvánky, nebo se nám ozvěte a počet míst navýšíme.
Ve stejném dialogu kolegu i odeberete. Co tím ztratí a co mu zůstane, popisuje část níže.
Jak něco sdílím s kolegou?
Sdílí se projekt, ne jednotlivá konverzace. Když kolegu pozvete do projektu, uvidí všechno, co v něm je – konverzace, podklady i vygenerované výstupy.
Otevřete projekt a přejděte na záložku Přístup.
Zvolte Pozvat kolegy a vyberte, kdo má projekt vidět.
Konverzaci, kterou chcete ukázat, přesuňte do sdíleného projektu přes Přesunout do projektu.
Přístup k projektu spravuje jeho vlastník a správce organizace. Vlastníkem je ten, kdo projekt založil, dokud ho nepředá kolegovi. Pozvání můžete kdykoli zrušit – kolega pak ztratí přístup k celému projektu, i ke konverzacím, které v něm sám založil.
Projekt je nástroj pro trvalou spolupráci. Chcete-li ukázat jednu konverzaci jednomu člověku, přesouvat ji nemusíte: u konverzace, kterou jste založili, vytvoříte odkaz a pošlete ho sami. Příjemci se otevře přepis ke dni sdílení, nic víc, a odkaz kdykoli zrušíte.
Pozor
Výchozí projekt je jen váš a sdílet ho nelze. Je to místo, kde vaše práce zůstává mimo dosah kolegů. Chcete-li konverzaci z něj ukázat kolegům, přesuňte ji do sdíleného projektu. Jednomu člověku ji ukážete odkazem, aniž byste ji odsud stěhovali.
Kdo vidí moje dokumenty a šablony?
Dokumenty ve znalostní bázi i šablony mají Viditelnost se dvěma hodnotami. Já znamená, že s nimi pracujete jen vy – nevidí je ani správce organizace. Organizace znamená, že z dokumentu čerpá asistent i v odpovědích vašim kolegům a šablonu může použít kdokoli z kanceláře.
Dokument, který nahrajete v sekci Znalosti, má viditelnost Já. Dokumenty pro celou organizaci nahrává jen správce, a to na stránce Organizace. Šabloně může viditelnost Organizace nastavit také jen správce. Co čte a používá celá kancelář, je rozhodnutí kanceláře.
Poznámka, kterou Consulaio naučíte, je na tom stejně: je jen vaše a Consulaio z ní odpovídá jenom vám. Poznámky celé organizace přidává, upravuje a odnaučuje jen správce, a to v sekci Co organizace naučila Consulaio. Ostatní je mají jen ke čtení na stránce Znalosti na kartě Poznámky. Podrobnosti popisuje článek Co si Consulaio pamatuje a co ho naučíte.
Co si Consulaio pamatuje o tom, jak chcete mít odpovědi psané, se nesdílí vůbec. Paměť je vždycky jen vaše.
Poznámka
Znalostní báze Consulaio – zákony, judikatura, výklady – je společná všem, kdo Consulaio používají, a s vaší organizací nemá nic společného.
Co vidí správce?
Správce vidí veškerou práci v organizaci: konverzace, projekty i vygenerované výstupy, včetně těch, které jste do žádného sdíleného projektu nepřesunuli. Za odvedenou práci odpovídá celá organizace, a správce se k ní proto musí dostat i ve chvíli, kdy jste na dovolené nebo v Consulaio už nepracujete.
Co správce nevidí:
- Dokumenty a šablony s viditelností Já.
- Poznámky, které jste Consulaio naučili.
- Co si Consulaio pamatuje o tom, jak chcete mít odpovědi psané.
- MCP servery a disky, které jste si připojili sami – vaše přihlašovací údaje k nim zůstávají vaše.
Co najdu na stránce Organizace?
Správce má v hlavní navigaci navíc položku Organizace. Na kartě Využití vidí, kolik míst z plánu je obsazených, kolik dotazů kdo vyčerpal a kdy byl kdo naposledy aktivní. Obsah konverzací ani dokumentů tu nenajde – jde o čísla, ne o práci samotnou.
Část spotřeby je vedená jako Nepřiřazeno. Je to práce, kterou Consulaio dělá za celou organizaci, a spotřeba z doby, kdy se ještě nezaznamenávalo, kdo ji způsobil. Mezi lidi ji nedělíme, protože bychom si to museli vymyslet.
Na kartě Dokumenty je znalostní báze celé organizace, tedy dokumenty a poznámky, ze kterých asistent čerpá všem v organizaci. Dokumenty do ní správce nahrává tlačítkem Nahrát dokument a poznámky přidává tlačítkem Přidat poznámku pro organizaci.
Na kartě Profil vyplňuje správce údaje o organizaci. Asistent je bere v úvahu, když se dotaz týká organizace samotné, a ne jejích klientů.
Co se stane, když někdo z organizace odejde?
Odchod se týká jen místa v organizaci. Odcházejícímu zůstane vlastní účet i všechno, co v něm má, a přihlášení se mu nemění.
Práce, která vznikla v organizaci, zůstává organizaci – vznikla na jejích zakázkách. Výchozí projekt, který měl v organizaci, převezme správce jako archivovaný a ze sdílených projektů bude odebrán. Tokeny pro externí přístup vydané pro organizaci přestanou platit. Jeho disky a MCP servery s dostupností Jen můj se odpojí.
Pozor
Chce-li si někdo odnést kopii práce, kterou udělal v organizaci, musí si ji vyexportovat ještě předtím, než ho z organizace odeberete. Potom už k ní přístup nemá.
I když skončí smlouva celé organizace, vlastní účty lidem zůstávají.
Můžu mít vlastní účet a zároveň být v organizaci kanceláře?
Ano. Účet i místo v organizaci existují vedle sebe a přepínáte se mezi nimi.
Práce, kterou už ve svém účtu máte, se do organizace nepřenáší. Zůstává vám a dostanete se k ní přepnutím zpět.
Sdílí se měsíční příděl?
Ano. Organizace má jeden společný měsíční příděl – dotazy, expertní dotazy i strany – a čerpá z něj celý tým. Kdo kolik vyčerpal, uvidí správce v sekci Organizace na kartě Využití.
Odečítá se z toho účtu, ve kterém právě pracujete. Práce ve vašem vlastním účtu tedy čerpá z vašeho plánu, ne z přídělu kanceláře.
Vidí kolegové moje konverzace, když je nikam nepřesunu?
Ne. Zůstanou ve vašem výchozím projektu, který kolegové nevidí. Správce je ale vidí – viz výše.
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám