Bezpečnost a ochrana vašich dat
Za osobní údaje v podkladech, které nahrajete, odpovídáte vy, a pokud vás váže mlčenlivost, platí to i tady. Než do jakéhokoli AI nástroje vložíte podklady, potřebujete vědět, kam putují a kdo je uvidí.
Kde běží AI, která čte vaše podklady?
AI, která čte vaše dotazy a dokumenty, běží v datových centrech v EHP a ve Švýcarsku. Švýcarsko má podle rozhodnutí Evropské komise odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Vaše konverzace, dokumenty i odpovědi ukládáme šifrovaně v datových centrech v EHP.
Cloudovou infrastrukturu a AI zajišťují hlavně Amazon Web Services, Google Cloud a Microsoft Azure. Jejich prostředí jsou certifikovaná podle norem ISO/IEC 27001 nebo SOC 2; Consulaio samo tyto certifikace nemá.
Kdo s vašimi daty pracuje, k čemu, kde a s jakými zárukami, uvádí úplný seznam dílčích zpracovatelů. U každého dodavatele v něm najdete i výjimky, například vzdálený přístup ze třetí země v omezených případech.
Poznámka
O novém dodavateli i o výměně stávajícího vás informujeme e-mailem nebo v aplikaci. Z důvodů ochrany osobních údajů nebo mlčenlivosti můžete proti změně vznést námitku. Lhůty a postup popisuje Smlouva o zpracování osobních údajů.
Jak jsou data zabezpečená?
- Data šifrujeme při přenosu i v úložišti.
- Přístup k datům je řízený a omezený.
- Administrátorské přístupy jsou chráněné vícefaktorovým přihlášením.
- Produkční a testovací prostředí jsou oddělená a data se zálohují.
- Osoby, které mohou s osobními údaji pracovat, jsou vázané mlčenlivostí.
Přehled opatření, která aktuálně používáme, vám na požádání pošleme.
Povinnost mlčenlivosti o obsahu vašich dotazů a výstupů trvá i po ukončení smlouvy. Vaše vstupní data zůstávají vaše a Consulaio k nim nezískává žádná majetková ani autorská práva.
Vaše data se nepoužívají k trénování AI modelů
Dotazy, dokumenty ani odpovědi se nepoužívají k trénování ani dotrénování jazykových modelů. Platí to jak pro Consulaio, tak pro jeho dodavatele.
Modely umělé inteligence pro Consulaio provozují Amazon Web Services a Google Cloud v datových centrech v EHP a Microsoft Azure v EHP a ve Švýcarsku. Který z nich zrovna odpověď zpracuje, se může v čase měnit. Poskytovatel samotného modelu k vašim datům nemá samostatný přístup a nevystupuje jako samostatný dílčí zpracovatel.
Google a Microsoft mohou požadavek, který jejich automatické systémy vyhodnotí jako možné porušení pravidel služby, uchovat v EHP (Google nejdéle 90 dnů) a nechat posoudit svými pracovníky. K trénování ho nepoužijí.
Poznámka
Pokud si odpověď vyžádá aktuální informaci z webu, sestaví asistent vyhledávací dotaz a pošle ho vyhledávači. Dotaz může obsahovat část toho, na co se ptáte, vaše dokumenty se ale neposílají. Kde vyhledávač běží, uvádí seznam dílčích zpracovatelů.
Kdo má k datům přístup a kdo za ně odpovídá?
Vaše konverzace, projekty a dokumenty jsou přístupné pouze vašemu účtu. Ostatní uživatelé je nevidí a nepromítají se do odpovědí, které dostávají oni. Pracujete-li v organizaci, vidí práci v ní také její správce – co přesně, popisuje článek Sdílená organizace.
Lidé z Consulaio se k vašim datům dostanou jen v nezbytném rozsahu, například kvůli provozu a bezpečnosti služby, vyřízení vašeho hlášení nebo zlepšování kvality odpovědí. Všichni jsou vázáni mlčenlivostí.
Kromě dodavatelů se data dostanou jen tam, kam je pošlete vy: sdíleným odkazem na konverzaci, připojeným nástrojem nebo úložištěm, anebo přístupovým oprávněním, které vydáte. Pro odpověď se aplikace může dotázat i veřejného rejstříku, například ARES, a předá mu jen IČO nebo název firmy. Všechna tato propojení vidíte v účtu a kdykoli je zrušíte. U konverzace, kterou jste založili, můžete vytvořit odkaz a poslat ho člověku mimo účet. Příjemce uvidí přepis tak, jak vypadal ve chvíli sdílení, a nic dalšího z účtu. Odkaz platí 30 dní a kdykoli ho zrušíte.
Při vývoji a údržbě Consulaio používáme nástroje umělé inteligence. K vašim podkladům ani odpovědím je nepouštíme.
Podle GDPR mají vy a Consulaio tyto role:
| Role | Kdo ji má | Co to znamená |
|---|---|---|
| Správce | Vy | Odpovídáte za to, že jste oprávněni údaje do aplikace vložit a že máte právní základ pro jejich zpracování. |
| Zpracovatel | Consulaio | Zpracovává údaje jen podle vašich pokynů a pro poskytování služby. Vztah upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů. |
| Samostatný správce | Consulaio | U údajů o vás samotných, například při registraci, fakturaci, zajištění bezpečnosti a podpoře. |
Jako subjekt údajů máte právo na přístup, kopii, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost i námitku. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti popisuje stránka Ochrana osobních údajů.
Můžou se k vašim datům dostat úřady mimo EU?
Data ukládáme v EHP a AI je zpracovává v EHP nebo ve Švýcarsku. Řada našich dodavatelů, například Amazon, Google a Microsoft, ale patří do skupin se sídlem v USA. Žádost o data jim proto může poslat i úřad mimo EU.
Když žádost o vaše data dostaneme my, vyhovíme jí jen v rozsahu, v jakém jsme k tomu povinni. Dáme vám o ní vědět bez zbytečného odkladu. Jde-li o úřad mimo EU, dáme vám vědět ještě před jejím splněním, pokud to zákon nezakazuje. Podrobnosti jsou v čl. 10.4 obchodních podmínek.
Co do Consulaio nevkládat?
Consulaio je stavěné na běžnou daňovou a účetní agendu. U některých kategorií údajů ale platí přísnější pravidla.
Pozor
Nevkládejte zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR (například údaje o zdravotním stavu) ani údaje o odsouzení v trestních věcech podle čl. 10 GDPR. Výjimkou je situace, kdy pro to máte právní základ podle čl. 9 odst. 2 nebo čl. 10 GDPR. Chcete-li takové údaje vkládat soustavně, dejte nám to předem písemně vědět.
U ostatních podkladů se držte zásady minimalizace – vkládejte jen to, co je pro zodpovězení dotazu skutečně potřeba. Zvládnete-li dotaz položit bez rodných čísel a adres, položte ho tak.
Jak dlouho data uchováváme a jak je smažete?
Vaše data jsou uložená po dobu trvání smlouvy a dalších 30 dní po jejím ukončení. Poté se nevratně smažou. Zálohy, záznamy o průběhu dotazů a názvy souborů v bezpečnostních záznamech mají vlastní lhůty, které uvádí čl. 5.5 obchodních podmínek. Výjimkou jsou doklady, které vám vystavuje Consulaio, například faktury. Archivujeme je po dobu, kterou ukládají účetní a daňové předpisy, zpravidla 5 až 10 let; lhůty uvádí stránka Ochrana osobních údajů. Na dokumenty, které nahrajete do aplikace, se tyto lhůty nevztahují.
Data můžete kdykoli smazat sami:
- Jednotlivou konverzaci smažete přes Smazat konverzaci.
- Dokument ze znalostní báze smažete v jeho detailu tlačítkem Smazat. Po stisknutí Deaktivovat zůstane uložený, ale asistent z něj přestane čerpat.
- Poznámku, kterou jste Consulaio naučili, smažete tlačítkem Odnaučit v jejím detailu.
- Pokyn z paměti smažete v Nastavení na kartě Agent v části Dlouhodobá paměť tlačítkem Smazat.
- Soubor projektu smažete v detailu souboru tlačítkem Smazat.
- Smazáním celého účtu končí smlouva a všechny konverzace, projekty i dokumenty po 30 dnech nevratně smažeme.
Obsah konverzace si můžete uložit mimo aplikaci přes Exportovat konverzaci jako PDF nebo ve formátu Markdown. Všechna svá data si můžete kdykoli stáhnout v Nastavení na kartě Doklady a data v části Export dat: dostanete archiv ZIP s daty ve formátech JSON a Markdown a s nahranými dokumenty v původní podobě.
Pozor
Smazání konverzace i dokumentu je nevratné a data smazaného účtu po 30 dnech nevratně smažeme. Co si chcete uchovat, exportujte ještě předtím.
Časté dotazy
Je bezpečné nahrávat podklady s osobními údaji do aplikace Consulaio?
Ano, při dodržení běžných pravidel. Data ukládáme šifrovaně v EHP, AI je čte v datových centrech v EHP a ve Švýcarsku a k trénování modelů se nepoužívají. Výjimky uvádí seznam dílčích zpracovatelů. Jako správce údajů ale odpovídáte za to, že máte právní základ podklady vložit, a měli byste se držet zásady minimalizace.
Porušuji použitím AI povinnost mlčenlivosti?
Rozhodují o tom vaše profesní předpisy a posouzení je na vás. Podstatné je, že Consulaio s každým zákazníkem uzavírá smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Jeho zaměstnanci i dodavatelé jsou vázáni mlčenlivostí a AI čte vaše podklady v datových centrech v EHP a ve Švýcarsku. Výjimky uvádí seznam dílčích zpracovatelů. Informační povinnost vůči subjektům údajů zůstává na vás.
Uvidí moje dokumenty jiní uživatelé?
Ne. Vaše dokumenty jsou přístupné pouze vašemu účtu a do odpovědí ostatních uživatelů se nepromítají. Sdílíte-li konverzaci odkazem, cestuje s ní jen název přílohy, kterou jste v ní použili – samotný soubor příjemce neotevře. Výjimkou je znalostní báze organizace, do které nahrává dokumenty její správce: z ní čerpá asistent všem v organizaci. Znalostní báze Consulaio je naopak společná všem a vaše dokumenty neobsahuje.
Kde běží AI, která čte moje podklady?
V datových centrech v EHP a ve Švýcarsku. Dodavatele a výjimky uvádí seznam dílčích zpracovatelů.
Kdo s mými daty pracuje?
Všechny dodavatele uvádí seznam dílčích zpracovatelů, i s tím, k čemu slouží, kde data zpracovávají a s jakými zárukami.
Co se stane s mými daty, když přestanu platit?
Zůstanou uložená. Po zrušení předplatného přejdete na konci zaplaceného období na plán Zdarma. Co se tím změní, popisuje článek Plány, dotazy a platby. O data přijdete, až smažete účet. Pak je ještě 30 dní uchováváme. Napíšete-li si během nich na info@consulaio.cz, pošleme vám jejich export. Poté je nevratně smažeme. Zálohy a některé záznamy mají vlastní lhůty, které uvádí čl. 5.5 obchodních podmínek.
Můžu dostat podepsanou smlouvu o zpracování osobních údajů?
Smlouva o zpracování je nedílnou součástí smlouvy o službě a najdete ji na stránce Smlouva o zpracování osobních údajů. Napíšete-li si o ni na info@consulaio.cz, pošleme vám ji i v textové podobě.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám