Pseudonymizace osobních údajů

Nahrazuje také rodná čísla, IČO, DIČ, čísla bankovních účtů, česká a slovenská čísla IBAN, e-mailové adresy a česká telefonní čísla. Jména pozná i v jiném pádě, bez háčků a čárek nebo s překlepem. Pište proto jako obvykle. Skutečné údaje čtete i v exportu, ve sdíleném odkazu a ve vygenerovaném dokumentu.

Zákony, judikaturu, metodiky i výsledky z webu nebo ze systému ARES dostává AI tak, jak byly zveřejněné. Nahradíme v nich jen jména, která evidujete, a jejich IČO a DIČ, a to stejnými zástupnými údaji jako ve vašem dotazu.

Kdyby hledání na webu, na připojeném disku, v systému ARES nebo v externím nástroji neslo jméno nebo identifikátor, který Consulaio nahrazuje, nejdřív se vás zeptá. Pod odpovědí ukáže kartu se skutečnými údaji, které by odešly. Odešle je až po vašem Ano a odpověď pak pokračuje pod kartou. Identifikátory z dotazu na web odstraní i po potvrzení. Výjimky, kdy se neptá, uvádíme níže.

Když Consulaio jména a identifikátory nahradit nemůže, dotaz neodešle a řekne vám to.

Jde o pseudonymizaci, ne anonymizaci. V textu zůstávají okolnosti případu a Consulaio umí zástupné údaje přiřadit zpátky ke skutečným. Proto se i na takový text dál vztahuje Smlouva o zpracování osobních údajů.

Pseudonymizaci i seznam Chráněná jména zahrnují plány Standard, Profi a Kancelář. Když je váš plán přestane zahrnovat, nahrazování se vypne a nastavení i seznam se zamknou jako ostatní data, která plán nezahrnuje. Co bude se zamčenými daty a kdy budou trvale smazána, uvádí článek Plány, dotazy a platby.

V organizaci ji i seznam Chráněná jména nastavuje správce pro všechny, a to v dialogu Spravovat organizaci na stránce Pseudonymizace. Na kartě Pseudonymizace v Nastavení má pak každý jen svá vlastní nastavení. Kolegové jeho nastavení nezmění, ale ve svých konverzacích si mohou nahrazování zapnout a přidat vlastní chráněná jména.

Pokud v organizaci nejste správce, platí pro vás pravidlo Vypnutí pseudonymizace, které správce nastavuje na stránce Pravidla pro kolegy. Přepínačem Nahrazovat ve vašich konverzacích si můžete nahrazování vždy zapnout a do seznamu Vaše chráněná jména přidat vlastní jména. Nahrazování, které má organizace zapnuté, si vypnete, jen když je pravidlo zapnuté. Když správce pravidlo vypne, vaše vypnutí se pozastaví a řídíte se nastavením organizace. Nic se nesmaže a po zapnutí pravidla vaše volba zase platí. Poznáte to podle poznámky „O tomto nastavení rozhoduje správce organizace“ u přepínače. U přepínače také vidíte, jestli má organizace nahrazování zapnuté.

Jména ze seznamu Vaše chráněná jména Consulaio nahrazuje navíc ke jménům organizace, když je nahrazování zapnuté. Platí to v konverzacích, které jste založili, i ve zprávách, které sami píšete, včetně textu, podle kterého hledáte ve znalostní bázi. Když kolega píše do vaší konverzace, řídí se Consulaio nastavením vás obou: nahrazuje, pokud to má zapnuté aspoň jeden z vás, a to jména z obou seznamů. Vaše chráněná jména tak nahrazuje, i když píše kolega. Jména, která přidal správce, odebrat nemůžete. K nastavení organizace se vrátíte tlačítkem Řídit se nastavením organizace.

Dokumenty a poznámky ve znalostní bázi zpracovává Consulaio podle nastavení organizace. Vaše volba ani vaše chráněná jména se na ně nevztahují.

Správce se vždy řídí nastavením organizace, které sám mění. Vlastní chráněná jména si přidat může jako ostatní. Svá chráněná jména najdete v exportu svých dat. Správce najde v exportu dat organizace chráněná jména všech. Když z organizace odejdete, vaše chráněná jména i volba zůstanou. Consulaio se jimi dál řídí v konverzacích, které jste založili, když v nich pokračuje někdo z organizace. Smažou se až se smazáním účtu organizace.

Jména subjektů, které evidujete, nahrazujeme automaticky a do seznamu je přidávat nemusíte. Jména, která neevidujete, přidáte tlačítkem Přidat jméno, a to v jakémkoli pádě. Přidejte je dřív, než je poprvé napíšete do dotazu.

Po zapnutí a po přidání jména Consulaio znovu zpracuje dokumenty a poznámky ve znalostní bázi, kterých se to týká. Po vypnutí zůstanou zpracované dokumenty, jak jsou.