Kam nahrát soubor
Soubor můžete v aplikaci Consulaio nahrát na tři různá místa. Každé má jiný účel a jinou životnost. Článek vysvětluje, kam který soubor patří a proč ho asistent někdy „nevidí“.
Tři místa, tři různé účely
| Příloha zprávy | Soubory projektu | Znalostní báze | |
|---|---|---|---|
| Kde se nahrává | Tlačítko se sponkou (Přiložit soubor ke zprávě) u pole pro dotaz | Projekt → záložka Soubory | Znalosti → záložka Dokumenty |
| Kdy asistent soubor použije | Jen v té jedné konverzaci | Při práci v projektu | U každého dotazu, kdykoli je relevantní |
| Jak dlouho platí | Po dobu konverzace | Dokud soubor nebo celý projekt nesmažete | Trvale, dokud dokument nesmažete nebo nedeaktivujete |
| Maximální velikost | 10 MB | 10 MB | 10 MB |
| Formáty | Formáty znalostní báze a navíc CSV, HTML, JPG, PNG, GIF a WEBP | Formáty znalostní báze a navíc CSV, HTML, JPG, PNG, GIF a WEBP | PDF, Word, Excel, PowerPoint (PPTX), OpenDocument (ODT, ODS), RTF, e-maily, XML, ISDOC, ZFO, MD a TXT |
| Odečítá strany z přídělu | Ano | Ano | Ano |
| Počet | Bez pevného limitu | Bez pevného limitu | Bez pevného limitu |
| Dostupné od plánu | Zdarma | Standard | Standard |
Kdy co použít
Příloha zprávy – jednorázová otázka k jednomu souboru
Máte jednu otázku ke konkrétní faktuře, smlouvě nebo přijatému e-mailu. Přiložte soubor přímo ke zprávě. Jakmile dostanete odpověď, soubor už nepotřebujete.
Příklad: „Zkontroluj, zda tato faktura splňuje náležitosti daňového dokladu.“
Soubory projektu – podklady k jedné zakázce
Řešíte případ jednoho subjektu a máte k němu sadu podkladů: smlouvy, faktury, bankovní výpisy, korespondenci. Nahrajte je do projektu. Asistent k nim má přístup pokaždé, když v tomto projektu pracujete, ale nepletou se vám do práce na jiných subjektech.
Příklad: podklady k daňové kontrole u jedné společnosti.
Znalostní báze – dokumenty, které platí napříč vaší praxí
Máte interní směrnice, metodické postupy nebo odborné podklady, které používáte u všech případů. Ty patří do znalostní báze. Asistent z nich čerpá u každého dotazu, kdykoli jsou pro odpověď relevantní.
Příklad: interní metodika kanceláře k oceňování zásob.
Tip
Týká-li se soubor jednoho dotazu, je to příloha. Týká-li se jednoho subjektu, patří do projektu. Týká-li se všech, patří do znalostní báze.
Z přílohy rovnou do znalostní báze
Někdy k dotazu přiložíte soubor, třeba svou interní směrnici, a teprve pak zjistíte, že se bude hodit i příště. Nemusíte ho nahrávat znovu: napište Consulaio, ať si ho uloží do znalostí. Nabídne vám ho k uložení a vy potvrdíte název. Ptáte-li se v projektu, zvolíte ještě, jestli má soubor platit v celém účtu, nebo jen v tomto projektu. Soubor se pak stane běžným dokumentem znalostní báze se vším všudy – zpracuje se, dá se citovat a najdete ho na stránce Znalosti.
Funguje to od plánu Standard a pro stejné formáty jako běžné nahrávání. Obrázky, tabulky CSV ani stránky HTML takto uložit nejde. Zpracování se počítá do přídělu stran stejně jako běžné nahrání, takže bez volných stran soubor takto neuložíte.
Když žádný soubor nemáte
Někdy nejde o soubor, ale o jednu větu – jak se u vás něco účtuje nebo jak to má nastavené jeden klient. Takovou větu vám Consulaio nabídne uložit jako poznámku rovnou v konverzaci a vy ji jen potvrdíte. Poznámky máte od plánu Standard. Postup popisuje článek Co si Consulaio pamatuje a co ho naučíte.
Proč asistent nevidí váš soubor?
Nejčastěji je soubor nahraný jinde, než kde asistent zrovna hledá.
- Soubor je v projektu, ale ptáte se mimo tento projekt. Otevřete konverzaci uvnitř projektu, nebo dokument nahrajte do znalostní báze.
- Dokument ve znalostní bázi je ve stavu Zpracování. Počkejte, až se stav změní na Aktivní.
- Dokument je ve stavu Neaktivní. Deaktivovaný dokument zůstává uložený, ale asistent z něj nečerpá – aktivujte ho.
- Dokument skončil ve stavu Chyba. Otevřete jeho detail a klikněte na Zkusit znovu. Co dělat, když chyba trvá, popisuje článek Vlastní dokumenty ve znalostní bázi.
- Soubor jste přiložili v jiné konverzaci. Přílohy se mezi konverzacemi nepřenášejí.
Poznámka nebo uložená příloha omezená na jeden projekt se v jiném projektu neuplatní, stejně jako soubor projektu. Dokumenty nahrané na stránce Znalosti platí ve všech projektech.
Zda asistent váš dokument skutečně použil, poznáte podle sekce Zdroje: pod odpovědí. Sekci Analytika máte od plánu Start. Graf Nejpoužívanější zdroje v ní ukazuje pět nejčastěji citovaných zdrojů a barvou odliší, zda jde o znalostní bázi Consulaio, vaše dokumenty, poznámky, nebo web. Vlastní dokumenty se v grafu objeví od plánu Standard, protože teprve na něm je můžete nahrát.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám