Projekty a případy

Konverzace řeší jednu otázku, projekt drží celý případ pohromadě. Vyplatí se proto zakládat jeden projekt na jednoho klienta nebo na jednu ucelenou agendu.

Každá konverzace patří do nějakého projektu. Pokud žádný nevyberete, uloží se do výchozího projektu, který aplikace založí sama. V seznamu projektů ho poznáte podle štítku Výchozí. Nelze ho archivovat ani smazat a v seznamu je vždy první.

V konverzaci uvnitř projektu můžete Consulaio naučit i poznámku, která platí jen v tomto projektu – třeba na čem jste se s klientem domluvili. Popisuje to článek Co si Consulaio pamatuje a co ho naučíte.

Bez plánu Standard je nahoře v panelu konverzací místo výběru projektu jen název výchozího projektu a nejde na něj kliknout. Konverzace i citace zdrojů fungují dál stejně, jen je nemáte kam třídit po případech.

Kolik subjektů může mít jeden projekt, záleží na plánu: na plánu Standard 3, na plánech Profi a Kancelář 10. Když je projekt plný, tlačítko Přidat subjekt nejde použít. Projekt, který má víc subjektů, než nový plán dovoluje (třeba po přechodu na nižší plán), o žádný nepřijde. Další ale přidáte, až jich v něm bude méně, než plán dovoluje.

Consulaio čerpá ze systému ARES, konkrétně z obchodního rejstříku, statistického registru, registru osob a živnostenského rejstříku. Zjistí tak obchodní jméno, DIČ, sídlo, datum vzniku, statutární orgány, základní kapitál, obory činnosti, živnostenská oprávnění, provozovny, datové schránky i příznak insolvenčního řízení.

Z veřejných zdrojů vznikají také sekce Shrnutí a Informace z webu. Shrnutí i informace z webu vytváří AI a mohou obsahovat nepřesnosti, proto konečné posouzení i odpovědnost zůstávají na vás. Před dalším použitím je ověřte v odkazovaných rejstřících.

Údaje obnovíte tlačítkem Aktualizovat z rejstříku. Stejný subjekt jde prověřit jednou za 24 hodin a pokaždé to stojí jeden dotaz. Když se prověření nepovede, dotaz se vám vrátí a můžete to zkusit hned znovu.

V rejstřících nenajdete, jestli klient vede daňovou evidenci, nebo uplatňuje výdaje procentem, ani jestli platí paušální daň. To doplníte vy. Kliknutím na subjekt otevřete jeho detail a na záložce Daňové údaje vyplníte, co o klientovi víte. Vše se ukládá průběžně, tlačítko pro uložení tu není. Údaje platí, dokud je nezměníte.

Consulaio tyto údaje neověřuje a asistent odpovídá podle toho, co vyplníte. Vyplňovat je nemusíte – kde chybí, asistent se doptá.

Klikněte na ikonu koše u subjektu na záložce Subjekt a potvrďte tlačítkem Odebrat. Subjekt tím odeberete jen z tohoto projektu. Ve vašich údajích zůstane a později ho můžete připojit znovu, třeba k jinému projektu.

Dotaz, který nejmenuje konkrétní subjekt, se v projektu týká jeho subjektů. Vaše vlastní údaje ze stránky O mně jsou pro asistenta jen kontext. Projekt, ve kterém jsou jen subjekty klientů, vaše údaje nepoužívá vůbec – odpověď o klientovi tak nemůže převzít váš daňový režim. Když má projekt subjektů víc a z dotazu není poznat, kterého se týká, asistent se zeptá.

Používáte-li Consulaio jen pro sebe (volba Pro sebe na stránce O mně), záložka Subjekt se v projektech bez subjektu nezobrazuje. Vaše činnosti asistent zná v každém projektu i bez ní.

V organizaci může subjekt klienta přidat, prověřit a vyplnit kdokoli, kdo je v projektu. Subjekty samotné organizace upravuje jen správce. Jen on také kterýkoli subjekt přejmenuje nebo smaže.

Nahraný soubor spotřebuje strany z měsíčního přídělu, stejně jako dokument ve znalostní bázi nebo příloha zprávy. Pokud by jeden soubor zabral velkou část přídělu, aplikace vám před nahráním ukáže, kolik stran to bude. Jak se strany počítají, popisuje článek Plány, dotazy a platby.

Asistent podklady nečte automaticky u každé zprávy. Vyzvěte jej v dotazu, například „projdi faktury v tomto projektu“. V jedné odpovědi otevře jen omezený počet souborů, včetně souborů z připojených disků.

Poznámky a dokumenty, které platily jen v tomto projektu, asistent po archivaci přestane používat. Na stránce Znalosti je v seznamu dál vidíte. Jakmile projekt vrátíte mezi aktivní, asistent je začne používat znovu. Se smazaným projektem se smažou i ony.

Ano. V pracovním prostoru projektu najeďte myší na jeho název a klikněte na Přejmenovat. Popis projektu upravíte na záložce Přehled tlačítkem Upravit. V organizaci projekt přejmenuje jen jeho Vlastník nebo správce organizace.

Ano. Otevřete konverzaci a klikněte v jejím záhlaví na Přesunout do projektu. Pak vyberte cílový projekt. Ve sdíleném projektu konverzaci uvidí všichni jeho členové.

Ano. U každé zprávy v projektu asistent ví, o které subjekty v něm jde. Údaje z rejstříků i daňové údaje, které jste vyplnili, si načte, když je k odpovědi potřebuje. Právní formu, plátcovství DPH ani daňový režim mu proto nemusíte psát pokaždé znovu.

Ano. Klient s živností a s.r.o. vedle ní nebo holding s několika firmami patří do jednoho projektu jako několik subjektů. Každý z nich prověříte a vyplníte zvlášť.

Ne. Slouží jako záchytné místo pro konverzace bez zvoleného projektu, proto jej nelze archivovat ani smazat.