consulaio
Začít zdarma

E-maily a dokumenty

Consulaio umí odpověď rovnou převést do podoby, kterou odešlete – do e-mailu nebo do dokumentu podle vaší šablony. Hotová písemnost se uloží jako výstup, ke kterému se můžete později vrátit. Článek popisuje, jak o výstup požádat, kde ho najít a co před odesláním zkontrolovat.

Od plánu StartAktualizováno

Jak si nechám připravit e-mail?

Napište v konverzaci, komu e-mail posíláte, co má sdělit a jakým tónem. Consulaio doplní předmět, oslovení i text, a když adresáta zná, také pole Komu a Kopie. Hotový koncept se v konverzaci zobrazí jako karta s předmětem e-mailu. Čím konkrétnější je zadání, tím méně po asistentovi dopisujete ručně.

  • „Připrav e-mail finančnímu úřadu se žádostí o prodloužení lhůty pro podání přiznání k dani z příjmů.“
  • „Napiš zdvořilý e-mail jednateli, ve kterém shrneš závěr k odpočtu DPH u firemního vozu a požádáš o knihu jízd.“
  • „Uprav předchozí e-mail – zkrať ho na tři odstavce a vynech odkazy na paragrafy.“

Než začnete

Přípravu e-mailu nabízí plán Start a vyšší, práci se šablonami a dokumenty z nich až plán Profi a vyšší. Obojí si vyzkoušíte během 14denní zkušební verze Profi. Co jste za tu dobu vytvořili, vám zůstane: hotový dokument stáhnete na kterémkoli plánu, i když už k šablonám přístup nemáte. Rozsah plánů shrnuje článek Plány, dotazy a platby.

E-mail asistent připraví i bez šablony. Dokument vzniká výhradně z vaší šablony – dokud žádnou nenahrajete, dostanete text přímo v odpovědi a vložíte si ho do vlastního formuláře sami.

Jak si nechám vygenerovat dokument?

Dokument vzniká tak, že Consulaio doplní text do vaší šablony. Zda půjde o stanovisko, protokol nebo průvodní dopis, proto určuje šablona, kterou použijete. V zadání uveďte řešenou otázku, rozhodné okolnosti, požadovaný rozsah a název šablony. Hotový dokument se objeví jako karta s jeho názvem a použitou šablonou.

Bez šablony žádný dokument nevznikne. Text dostanete přímo v odpovědi a zpracujete ho ve svém editoru.

  • „V šabloně Stanovisko daňového poradce posuď daňovou uznatelnost nákladů na home office u jednatele s.r.o. Adresátem je Modrá pastelka s.r.o.“
  • „Použij šablonu Průvodní dopis a shrň v ní závěr k odpočtu DPH u firemního vozu.“
  • „Doplň do posledního dokumentu odstavec o důkazním břemenu a odkaz na aktuální judikaturu.“

Co je výstup a kde ho najdu?

Výstup je samostatně uložená písemnost, která vznikla z konverzace. Výstupy jsou tří druhů: koncept e-mailu, vygenerovaný dokument a diagram. Výstup zůstává dohledatelný i po měsících a nese údaje o tom, kdy a ze které konverzace vznikl.

Kliknutím na kartu v konverzaci otevřete detail výstupu. U e-mailu obsahuje pole Předmět, Komu, Kopie a Obsah, u dokumentu použitou šablonu a tlačítka ke stažení. Odkaz Zobrazit konverzaci vás vrátí k dotazu, ze kterého výstup vznikl.

Na plánu Standard a vyšších najdete všechny výstupy jednoho případu v projektu na záložce Výstupy. E-maily v seznamu vyhledáte podle předmětu. Ve filtru Typ zvolíte E-mail, Dokument nebo Diagram.

Jak výstup stáhnu a odešlu?

Výstup stáhnete nebo odešlete z jeho detailu. U dokumentu zvolíte Stáhnout DOCX, u e-mailu tlačítko Otevřít – zpráva se otevře ve vašem poštovním programu s vyplněným adresátem, předmětem i textem. Zbývá ji projít, doladit a odeslat. Stažený dokument přiložíte ke své zprávě jako běžnou přílohu.

  1. Otevřete výstup kliknutím na kartu v konverzaci nebo na řádek na záložce Výstupy.

  2. U dokumentu zvolte Stáhnout DOCX.

    Pokud se převod do PDF povedl, nabídne detail i tlačítko Stáhnout PDF s verzí k odeslání.

  3. U e-mailu klikněte na Otevřít.

  4. Text i adresáty upravte ve svém poštovním programu a zprávu odtud odešlete.

Formát DOCX je k dispozici vždy. PDF vznikne jen tehdy, když se převod povede – jinak tlačítko Stáhnout PDF v detailu dokumentu chybí.

Co mám zkontrolovat, než výstup odešlu?

Odpovědi i vygenerované výstupy vytváří AI a mohou obsahovat nepřesnosti, proto konečné rozhodnutí i odpovědnost za obsah zůstávají na vás. Každý výstup projděte dřív, než ho odešlete.

  • Ověřte citovaná ustanovení a jejich znění účinné k rozhodnému dni.
  • Zkontrolujte částky, lhůty a údaje o subjektu proti podkladům v projektu.
  • Projděte adresáty v polích Komu a Kopie.
  • U dokumentu ze šablony zkontrolujte doplněné proměnné, zejména jména a data.

Jak nahraji vlastní šablonu?

Šablona je váš formulář ve formátu DOCX – hlavička, patička, formátování i ustálené formulace. Nahrajete ji na stránce Znalosti na záložce Šablony. Consulaio do ní vygenerovaný text vloží, takže výstup vypadá jako vaše kancelářská písemnost. Jedna šablona smí mít nejvýše 10 MB.

  1. Otevřete Znalosti v hlavní navigaci a přejděte na záložku Šablony.

  2. Klikněte na Nahrát šablonu.

  3. Vyplňte Název šablony a vyberte soubor DOCX.

  4. Potvrďte tlačítkem Nahrát šablonu.

  5. Otevřete šablonu v seznamu a klikněte na Upravit.

  6. Doplňte popisy v sekci Proměnné v šabloně a klikněte na Uložit.

Jste-li správce organizace, nabídne formulář navíc pole Viditelnost. Necháte-li Já, zůstane šablona vaše. Hodnota Organizace ji zpřístupní celé kanceláři. Podrobnosti popisuje článek Sdílená organizace.

Detail šablony s nalezenými proměnnými
Popis u každé proměnné rozhoduje o tom, co do ní Consulaio doplní. Bez popisu si obsah domýšlí z názvu proměnné.
  1. 1Název šablony, pod kterým ji najdete v seznamu.
  2. 2Proměnné, které Consulaio v šabloně samo našlo, a popis u každé z nich.
  3. 3Smazání šablony.

Jak fungují proměnné v šabloně?

Proměnná v šabloně je zástupné místo, které Consulaio při generování vyplní. Zapíšete ji do souboru DOCX ve dvojitých složených závorkách, například {{ nazev_subjektu }}. Po nahrání šablony Consulaio proměnné samo vyhledá a vypíše v jejím detailu v sekci Proměnné v šabloně. U každé proměnné pak popíšete, co do ní má přijít.

Popis rozhoduje o tom, zda proměnná dostane správný obsah, nebo jen přibližný odhad.

ProměnnáSlabý popisPopis, který funguje
{{ nazev_subjektu }}SubjektObchodní firma subjektu včetně právní formy, tak jak je zapsána v obchodním rejstříku.
{{ datum }}DatumDatum vyhotovení dokumentu ve tvaru 25. 7. 2026.
{{ predmet }}O čem to jeJednou větou řešená otázka, například posouzení odpočtu DPH u firemního vozu.

Pozor

Consulaio musí při generování vyplnit každou proměnnou šablony. Popisujte proto obsah každé z nich a nenechávejte v šabloně zástupná místa, která nedokážete vysvětlit.

Limity a formáty

PoložkaHodnota
Formát šablonyDOCX
Maximální velikost šablony10 MB
Zápis proměnné v šabloněDvojité složené závorky, například {{ nazev_subjektu }}
Formáty ke stažení u dokumentuDOCX vždy, PDF jen po úspěšném převodu
Druhy výstupůE-mail, dokument a diagram
DostupnostDiagram na všech plánech, příprava e-mailu od plánu Start, šablony a dokumenty z nich od plánu Profi

Časté potíže

ProjevCo s tím
Asistent odpoví textem, ale výstup nevznikne.Zadání bylo příliš obecné. Vyžádejte si výstup výslovně: „připrav to jako e-mail“ nebo „vygeneruj z toho dokument“.
V detailu nahrané šablony chybí sekce Proměnné v šabloně.Consulaio v šabloně nenašlo žádnou proměnnou, protože zástupná místa nejsou zapsaná ve dvojitých složených závorkách. Upravte je v souboru DOCX a nahrajte šablonu znovu.
V detailu dokumentu chybí tlačítko Stáhnout PDF.Převod do PDF se nezdařil. Dokument stáhněte tlačítkem Stáhnout DOCX a do PDF ho uložte ve svém textovém editoru.
Otevřený e-mail nemá v poštovním programu celý text.Poštovní programy mají délku předvyplněné zprávy omezenou. Text zkopírujte z pole Obsah v detailu výstupu.
Dokument vznikl podle jiné šablony, než jste čekali.Uveďte název šablony přímo v dotazu. Šablony s podobnými názvy odlište, například podle druhu písemnosti.

Jak si nechám nakreslit diagram?

Požádáte-li o schéma, asistent ho nakreslí přímo do konverzace. Hodí se třeba na postup při uplatnění odpočtu nebo na vztahy mezi propojenými osobami.

Tlačítkem Stáhnout PNG ho stáhnete jako obrázek pro vložení do dokumentu, tlačítkem Stáhnout SVG ve formátu, který si při zvětšení zachová ostrost. Diagram asistent nakreslí na každém plánu. Vznikne-li v konverzaci uvnitř projektu, na plánu Standard a vyšších ho pak najdete i mezi výstupy projektu, stejně jako e-mail a dokument.

Časté dotazy

Kolik šablon si můžu nahrát?

Počet šablon omezený není. Užitečnější než mnoho variant je několik dobře popsaných šablon s výstižnými názvy.

Můžu nechat asistenta výstup přepsat?

Ano. Napište, co změnit – rozsah, tón, adresáta nebo strukturu – a asistent připraví nový výstup. Původní verze zůstane zachovaná.

Jak dostanu do dokumentu vlastní hlavičku a patičku?

Vložte je přímo do souboru DOCX, který nahrajete jako šablonu. Consulaio vyplňuje pouze proměnné, zbytek obsahu i formátování přebírá z vaší šablony.

Související

Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám