Co si Consulaio pamatuje a co ho naučíte
Consulaio si o vaší práci pamatuje dvě různé věci. V paměti jsou pokyny, jak chcete mít odpovědi napsané. V poznámkách jsou fakta o vaší praxi a o klientech: Consulaio si je vyhledá, když se hodí, a uvede je mezi zdroji.
Co si Consulaio pamatuje?
Consulaio si pamatuje dvě věci a každá se chová jinak. Paměť jsou pokyny, jak chcete mít odpovědi psané – co v nich chcete mít vždycky a co naopak ne. Consulaio si je zapisuje samo, jakmile mu to v konverzaci řeknete, a uplatní je v každé odpovědi. Pokyn můžete přidat i ručně. Poznámky jsou fakta: jak to chodí ve vaší kanceláři nebo jak to má nastavené konkrétní klient. Poznámku vám Consulaio nabídne, vy si upravíte text a uložíte ji sami.
| Paměť | Poznámky | |
|---|---|---|
| Co obsahuje | Pokyny: jak chcete mít odpověď napsanou | Fakta: vaše praxe, zvyklosti kanceláře, situace klienta |
| Kdo to ukládá | Consulaio samo, na nic se neptá; pokyn přidáte i ručně | Vy – Consulaio jen navrhne text, který upravíte a potvrdíte |
| Kdy se uplatní | V každé odpovědi | Když se k dotazu hodí |
| Objeví se mezi zdroji | Ne | Ano, s označením vaše poznámka |
| Kdo to vidí | Jen vy | Jen vy; poznámky organizace vidí všichni v organizaci |
| Kde to spravujete | Nastavení → Agent | Znalosti → Poznámky |
Pokyn „lhůtu piš vždy na první řádek“ musí platit pokaždé, takže ho Consulaio nevyhledává a uplatní ho u každého dotazu. Fakt o jednom klientovi naopak pokaždé platit nemá, u jiného klienta by odpověď spíš zkreslil. Consulaio si ho proto vyhledá jen tam, kde se hodí.
Než začnete
Paměť je součástí plánu Start a vyšších, poznámky plánu Standard a vyšších. Obojí si vyzkoušíte během 14denní zkušební verze Profi. Rozsah plánů shrnuje článek Plány, dotazy a platby.
Na plánu Zdarma nebo Start se v okně Naučit Consulaio místo formuláře objeví hlášení Vlastní znalosti prohledává Consulaio od plánu Standard a poznámku neuložíte. Poznámka by v účtu jen ležela a do odpovědí by se nedostala.
Jak Consulaio něco naučím?
Consulaio můžete naučit třemi způsoby a pokaždé se otevře stejné okno Naučit Consulaio.
- Řeknete mu to v konverzaci a Consulaio vám poznámku nabídne.
- Napíšete poznámku sami ikonou Naučit Consulaio u pole pro dotaz.
- Založíte ji na stránce Znalosti na kartě Poznámky tlačítkem Přidat poznámku.
Do pole Název napište, jak se poznámka bude jmenovat v seznamu. Název je povinný – je to jediné, podle čeho poznámku za půl roku poznáte.
Do pole Co si má Consulaio pamatovat napište, co si má zapamatovat.
U volby Kde má poznámka platit zvolte V celém účtu, nebo možnost s názvem projektu.
Tuto volbu Consulaio nabídne, jen když máte v konverzacích vybraný projekt.
Uložte tlačítkem Uložit poznámku.
Nabídku poznáte podle karty pod odpovědí. Na kartě je název navržené poznámky. Kliknutím na kartu otevřete okno, kde text upravíte a uložíte. Samotnou nabídkou se nic neukládá – uloženo je až to, co potvrdíte vy. Kartu už uložené poznámky můžete kdykoli otevřít znovu: uvidíte uložené znění a tlačítko Uloženo, aby se stejná poznámka neuložila dvakrát.
Poznámka
Poznámka, kterou takto uložíte, je vždycky jen vaše. Na to, pro koho je, se Consulaio v okně neptá.
Tip
Pište celou větu, která bude dávat smysl i za půl roku. „Faktury za dopravu účtujeme na středisko 300“ poslouží líp než „středisko 300“.
Co do poznámky nepatří?
Nic, co stanoví zákon. Sazby, limity, lhůty ani znění paragrafů do poznámky nepatří. Consulaio si je dohledává ve zdrojích a sleduje jejich novely, kdežto uložená poznámka by po první novele tiše zastarala. Consulaio text při ukládání nekontroluje, takže to musíte pohlídat sami – i u poznámky, kterou vám navrhne Consulaio.
| Do poznámky patří | Do poznámky nepatří |
|---|---|
| Zvyklosti vaší kanceláře | Sazby daní |
| Jak má klient nastavené účetní období | Limity a hranice |
| Na jaké středisko účtujete konkrétní náklad | Lhůty a termíny |
| Na čem jste se s klientem domluvili | Znění paragrafů |
Číslo v textu samo o sobě nevadí. Rozhoduje, čí je to pravidlo. „Splatnost našich faktur je 14 dní“ je zvyklost vaší kanceláře a do poznámky patří. Lhůtu pro podání daňového přiznání stanoví zákon, do poznámky proto nepatří. Na sazbu nebo lhůtu se rovnou zeptejte v konverzaci – tam ji Consulaio dohledá ve zdrojích a ocituje je, takže ji snadno ověříte.
Totéž platí pro paměť: ani pokyn nemá obsahovat údaj ze zákona. Pokyn, aby Consulaio přestalo hledat ve zdrojích, přestalo je uvádět nebo zamlčelo, že si není jisté, Consulaio nedodrží a řekne vám to.
Kdy začne Consulaio poznámku používat?
Hned po uložení ne. Consulaio uloženou poznámku nejdřív zpracuje stejně jako nahraný dokument a teprve pak si ji umí vyhledat. Po tu dobu má stav Zpracování a v odpovědích se neobjeví; hotová poznámka má stav Aktivní.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Zpracování | Poznámka se zpracovává. Consulaio z ní zatím neodpovídá. |
| Aktivní | Zpracování skončilo a Consulaio si poznámku vyhledá, když se hodí. |
| Neaktivní | Poznámka je uložená, ale Consulaio z ní nečerpá. Vypnete ji tlačítkem Deaktivovat a zapnete tlačítkem Aktivovat. |
| Chyba | Zpracování selhalo, nebo trvá déle než hodinu. Zopakujte je tlačítkem Zkusit znovu. |
Opravíte-li text poznámky, Consulaio ji zpracuje znovu a po tu dobu z ní zase neodpovídá. Dokud zpracování neskončí, nemá k dispozici starou ani novou verzi.
Kde poznámka platí?
Poznámka ve výchozím nastavení platí v celém účtu, tedy ve všech konverzacích. Učíte-li Consulaio uvnitř projektu, můžete poznámku omezit jen na tento projekt. Hodí se to u faktů, které platí pro jednoho klienta a jinde by odpověď zkreslily.
Omezujte ale jen to, co se opravdu týká jediného případu. Poznámku omezenou na jeden projekt Consulaio jinde nepoužije, ani když se tam později hodí.
Poznámka
Když projekt archivujete, Consulaio přestane jeho poznámky používat. Zůstávají uložené a v seznamu je vidíte jako neaktivní; vrátíte-li projekt zpět, začne z nich Consulaio zase čerpat. Poznámky, které jste předtím deaktivovali sami, zůstanou neaktivní. Smažete-li projekt, jeho poznámky se nevratně smažou s ním.
Dokumentů nahraných na stránce Znalosti se to netýká – ty platí dál ve všech projektech. Kam který podklad patří, rozebírá článek Kam nahrát soubor.
Kdo poznámku vidí?
Poznámku, kterou uložíte, vidíte jen vy. Nevidí ji ani správce organizace a Consulaio z ní odpovídá jenom vám.
Kdo pracuje v organizaci, najde na stránce Znalosti na kartě Poznámky pod svými poznámkami i sekci Co organizace naučila Consulaio. Z těchto poznámek Consulaio odpovídá všem v organizaci. Kolegové je mají jen ke čtení. Správce je v téže sekci přidává tlačítkem Přidat poznámku pro organizaci, upravuje a odnaučuje. Stejnou sekci má i na stránce Organizace na kartě Dokumenty. Poznámka organizace platí ve všech projektech, na jeden projekt ji omezit nejde. Role a přístupy popisuje článek Sdílená organizace.
Jak si Consulaio zapamatuje vaše pokyny?
Řekněte mu to v konverzaci: „lhůtu piš vždy na první řádek“, „nechci dlouhé úvody“. Consulaio si pokyn zapíše samo a nic nepotvrzujete. Pokyn od té chvíle platí v každé odpovědi, ve všech konverzacích i projektech. Samo si pokyny zapisuje, jen dokud máte zapnutou volbu Automatické zapisování informací a pokynů do paměti.
Paměť je jen vaše. S organizací se nesdílí a mezi zdroji se neobjeví – neurčuje totiž, co je pravda, ale jak má být odpověď napsaná. Pokyn nemůže Consulaio přimět, aby přestalo hledat ve zdrojích, aby je přestalo uvádět nebo aby zamlčelo, že si není jisté. Takový pokyn Consulaio nedodrží a řekne vám to.
Co si Consulaio pamatuje, najdete v Nastavení na kartě Agent v sekci Dlouhodobá paměť. Je to seznam pokynů. Každý řádek opravíte ikonou tužky Upravit a odstraníte ikonou koše Smazat, nový pokyn přidáte tlačítkem Přidat pokyn. Jeden pokyn smí mít nejvýš 500 znaků a celá paměť dohromady 4 000. Odkazy, obrázky ani HTML do paměti uložit nejde. Pod seznamem vidíte, kolik z toho je využito. Když je paměť plná, odstraňte nejdřív něco, co už neplatí.
Tip
Do paměti patří, jak má odpověď vypadat. Fakt o klientovi nebo o vaší kanceláři patří do poznámky, kde si ho Consulaio vyhledá a ocituje. „U téhle klientky mi vždycky připomeň termín“ je pořád pokyn do paměti. Týká se totiž toho, jak odpovídat, ne toho, jak to klientka má.
Kde poznámky spravuji?
Na stránce Znalosti na kartě Poznámky, v sekci Co jste Consulaio naučili. Kliknutím na řádek otevřete Detail poznámky.
Otevřete Znalosti v hlavní navigaci a přejděte na kartu Poznámky.
V sekci Co jste Consulaio naučili klikněte na poznámku.
Text upravte v poli Text poznámky.
Uložte tlačítkem Uložit opravu, nebo změny zahoďte tlačítkem Zrušit změny.
Tlačítko Odnaučit poznámku smaže a Consulaio z ní přestane čerpat. Smazání nejde vrátit, proto se Consulaio nejdřív zeptá. Poznámky organizace jsou pro kolegy jen ke čtení a měnit je může správce.
Poznámku otevřete i z citace. Kliknutím na zdroj označený vaše poznámka zobrazíte její text a datum, kdy jste ji Consulaio naučili. Upravit nebo odnaučit ji můžete na kartě Poznámky.
Limity
| Položka | Hodnota |
|---|---|
| Maximální délka poznámky | 4 000 znaků |
| Počet poznámek v účtu | Nejvýše 200, v organizaci za celou organizaci |
| Délka celé paměti | Nejvýše 4 000 znaků dohromady |
| Maximální délka jednoho pokynu | 500 znaků |
| Automatické zapisování do paměti | Zapnuté, lze vypnout v Nastavení → Agent |
| Stavy poznámky | Zpracování, Aktivní, Neaktivní, Chyba |
| Dostupnost paměti | Plán Start a vyšší |
| Dostupnost poznámek | Plán Standard a vyšší |
Časté potíže
| Projev | Co s tím |
|---|---|
| Poznámka je uložená, ale v odpovědi se neobjevila. | Zkontrolujte její stav. Ve stavu Zpracování Consulaio z poznámky ještě nečerpá; ve stavu Neaktivní ji zapnete tlačítkem Aktivovat. |
| Poznámka platí jen v jednom projektu a jinde chybí. | Omezení na projekt už později nezměníte. Uložte poznámku znovu s volbou V celém účtu a původní odnaučte. |
| Kolegové vaši poznámku nevidí. | Poznámka, kterou uložíte, je vždycky jen vaše a sdílet ji nejde. Poznámku pro celou organizaci přidá správce tlačítkem Přidat poznámku pro organizaci v sekci Co organizace naučila Consulaio. |
| Hlášení „Účet má uložených 200 poznámek…“ | Účet dosáhl limitu, v organizaci se počítají poznámky všech. Smažte některou starší poznámku, nebo několik poznámek nahraďte jednou obecnější. |
| Pokyn se nepodařilo uložit. | Jeden pokyn smí mít nejvýš 500 znaků a paměť celkem 4 000. Odkaz, obrázek ani HTML pokyn obsahovat nesmí. Delší text nebo odkaz uložte jako poznámku, kterou si Consulaio vyhledá, když se hodí. |
Časté dotazy
Jaký je rozdíl mezi poznámkou a nahraným dokumentem?
Poznámka je krátký text do 4 000 znaků, který napíšete v konverzaci nebo na stránce Znalosti. Dokument je soubor, který nahrajete a Consulaio ho převede na text. Delší text proto nahrajte jako dokument. Postup popisuje článek Vlastní dokumenty ve znalostní bázi.
Počítá se učení do přídělu?
Uložení poznámky spustí stejné zpracování jako nahrání dokumentu, a to se počítá ve stranách. Strana je 3 000 znaků, takže poznámka do 3 000 znaků čerpá jednu stranu a delší dvě. Stejně se počítá i oprava textu. Paměť se do přídělu nepočítá.
Cituje Consulaio poznámku jako zdroj?
Ano. Pod odpovědí je poznámka očíslovaná jako každý jiný zdroj a označená vaše poznámka, takže ji nespletete s předpisem. Pokyny z paměti se mezi zdroji neobjevují.
Odnesu si poznámky a paměť s sebou?
Ano. Obojí je součástí exportu dat: poznámky jsou v archivu mezi dokumenty, pokyny ve složce znalosti v souboru pokyny.md. Export si vyžádáte v Nastavení na kartě Doklady a data.
Co se stane s poznámkami a pamětí, když zruším účet?
Smažou se spolu s účtem. Platí pro ně stejné lhůty jako pro zbytek účtu – popisuje je článek Účet, předvolby a vaše data.
Co se stane s poznámkami, když skončí zkušební verze Profi?
Na plánu Zdarma nebo Start zůstanou uložené, ale Consulaio si je do odpovědí nevyhledá a položka Znalosti v navigaci zešedne. Po přechodu na plán Standard nebo vyšší je znovu uvidíte a Consulaio z nich začne čerpat.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám