Připojené disky – OneDrive, SharePoint a Google Drive

Každý se připojuje svým vlastním účtem Microsoft nebo Google a v projektu určí, které složky a soubory smí asistent otevřít. Když se pak na něco zeptáte, asistent je přečte vaším účtem a odpoví – aniž by se cokoli z nich uložilo do Consulaio.

• Plán Profi nebo Kancelář – plány shrnuje článek Plány, dotazy a platby.
• Pracovní účet Microsoft 365 pro OneDrive a SharePoint, osobní účet Microsoft pro OneDrive nebo účet Google pro Google Drive.
• V organizaci nejdřív správce připojí firemní disk – Microsoft 365 nebo Google Workspace firmy. Kolegové se k němu pak přihlásí svým pracovním účtem.

Disk připojíte v nabídce účtu → Propojení, v části Připojené disky. Postup se liší podle toho, jestli Consulaio používáte sami, nebo v organizaci.

Používáte Consulaio sami

1. 1

   Otevřete nabídku účtu → Propojení.

2. 2

   V části Připojené disky klikněte na Přidat disk.

3. 3

   Zvolte, jaký účet připojujete: Microsoft 365 pro OneDrive a SharePoint, Microsoft OneDrive nebo Google Drive.

4. 4

   Na nové kartě se přihlaste ke svému účtu a odsouhlaste přístup.

Jste v organizaci

Firemní disk připojuje jen správce organizace, pro každého poskytovatele nejvýš jeden. Určuje, ke kterému Microsoft 365 nebo Google Workspace se kolegové smějí přihlásit. Každý pak v disku vidí jen to, co mu dovolují jeho vlastní oprávnění.

1. 1

   V přepínači účtu zvolte Spravovat organizaci a přejděte na Propojení.

2. 2

   Klikněte na Připojit firemní Microsoft 365 nebo Připojit firemní Google Workspace.

3. 3

   Na nové kartě se přihlaste. U Microsoft 365 účtem správce Microsoft 365, který Consulaio schválí pro celou firmu. U Google Workspace svým účtem Google Workspace – osobní účet Google firemním diskem být nemůže.

Připojením Microsoft 365 si Consulaio žádný přístup neukládá, jen zaznamená, o kterou firmu jde. Přihlášení k Google Workspace je zároveň vaším vlastním přihlášením k disku.

V projektu, na kartě Soubory, je pod nahranými soubory sekce Připojené složky a soubory. Tlačítkem Přidat z disku otevřete dialogové okno. Máte-li připojených víc účtů, nejdřív zvolíte, ze kterého budete vybírat.

• U účtu Microsoft procházíte složky přímo v Consulaio, úroveň po úrovni, a vyberete složku nebo soubor.
• Místo proklikávání můžete do vyhledávání nad seznamem napsat část názvu – hledá se v otevřené složce, a na nejvyšší úrovni ve vašem OneDrive a v několika prvních knihovnách SharePointu.
• U Google Drive se otevře výběr souborů přímo od Google. Přidat lze jen jednotlivé soubory, ne celé složky.

Seznam připojených složek a souborů vidí všichni v projektu. Asistent je ale každému čte jeho vlastním účtem, takže každý přečte jen to, k čemu má na disku přístup. Sloupec Stav u každé položky ukáže, jestli ji otevřete, a pokud ne, tak proč:

• Dostupné – položku přečtete svým účtem.
• Nepřihlášeno – k disku, ze kterého položka je, nejste přihlášeni, nebo vaše přihlášení vypršelo. Otevřete položku a klikněte na Přihlásit.
• Nepřístupné – na disku k ní nemáte oprávnění. Tlačítkem Otevřít ji otevřete na disku a požádejte o přístup toho, kdo ji spravuje.

Soubor z Google Drive, který přidal kolega, si musíte jednou zpřístupnit pro svůj účet: otevřete ho, klikněte na Zpřístupnit a v okně od Google ho vyberte. Google tak Consulaio dovolí otevřít ho i vaším účtem.

Na otázky typu „najdi a přečti“ – konkrétní soubor podle názvu nebo obsahu, v jedné nebo několika připojených složkách. Na otázku „kolik jsme loni fakturovali firmě Novák“ asistent otevře jen omezený počet souborů, ne celou složku.

Vyhledávání v OneDrive a na SharePoint nečte obsah naskenovaných obrázků a fotografií účtenek – rozpozná jen text, který je v souboru uložený jako text. Nově uložený soubor navíc poskytovatel do vyhledávání zařadí až s menším zpožděním, obvykle v řádu minut.

Připojení i vybrané složky zůstanou uložené beze změny. Asistent je jen přestane používat, dokud se nevrátíte na plán Profi nebo Kancelář. Nic se neztrácí a nic se nemusí nastavovat znovu.

Na kartě Propojení klikněte u disku na ikonu koše Odpojit disk a potvrďte tlačítkem Odpojit. Consulaio okamžitě a nevratně smaže přihlašovací údaje, takže dál k účtu nemá žádný přístup. Složky a soubory, které jste přes něj připojili k projektům, v projektech zůstanou a kolegové je budou dál číst svými účty.

• U Google Drive Consulaio navíc přístup u Google sám zruší.
• U účtu Microsoft přístup zrušíte v nastavení svého účtu Microsoft, v seznamu aplikací s přístupem.

V některých firmách o připojení nové aplikace rozhoduje až správce Microsoft 365 nebo Google Workspace. Místo připojení se zobrazí „Přístup musí schválit IT vaší firmy“ a nic se mezitím nepřipojí ani neuloží.

Umí Consulaio do OneDrive nebo Google Drive něco zapsat?

Uvidí správce firmy moje připojené disky?

Uvidí kolega složku, kterou jsem do sdíleného projektu přidal?

Může jeden projekt používat OneDrive i Google Drive zároveň?

Může se soubor z disku stát trvalou součástí znalostní báze?

• Připojené disky patří k plánům Profi a Kancelář, najdete je v nabídce účtu → Propojení.
• Každý se připojuje svým vlastním účtem Microsoft (OneDrive, SharePoint) nebo Google (Google Drive); v organizaci se přihlašuje k firemnímu disku, který připojil správce. Přístup je jen na čtení.
• Co smí asistent v projektu číst, určíte na kartě Soubory. Každý přečte jen to, k čemu má přístup svým účtem.
• Obsah souboru se čte vždy znovu při dotazu a nikam se neukládá.
• Na velký počet souborů asistent odpoví, kolik jich skutečně přečetl – nikdy je nevydá za úplný přehled.