Sdílená organizace
Jednu organizaci může používat víc lidí z jedné kanceláře. Každý přitom má dál svůj vlastní účet a mezi obojím se přepíná. Tento článek popisuje, kde práce vzniká, kdo ji vidí a jak ji sdílet s kolegy.
Pro koho je sdílená organizace?
Sdílená organizace je součástí plánu Enterprise a zakládáme ji pro vás my. V nabídce si ji objednat nelze – počet míst, kredity i cena se domlouvají individuálně. Napište nám a projdeme to s vámi.
Pokud jste v Consulaio sami, nic z tohoto článku se vás netýká a aplikace vypadá přesně tak, jak ji znáte.
Vlastní účet a organizace vedle sebe
Vlastní účet vám zůstává. Místo v organizaci k němu přibude, nenahradí ho. Pracujete tak ve dvou účtech a přepínáte se mezi nimi.
Přepínač účtu najdete dole v levém menu nad svým profilem, na telefonu ve spodní liště. Je v něm vidět, kde právě jste: buď pod názvem kanceláře, nebo pod položkou Osobní účet.
O tom, kam se práce uloží, rozhoduje účet, ve kterém zrovna jste. Konverzace nebo projekt založený v organizaci patří organizaci a kolegové se k němu dostanou podle pravidel níže. Co založíte ve svém účtu, zůstává jen vám a nikdo z kanceláře to nevidí.
Pozor
Než založíte konverzaci nebo projekt, podívejte se, ve kterém účtu jste. Přesunout hotovou práci mezi vlastním účtem a organizací nejde.
Pokud v žádné organizaci místo nemáte, přepínač se nezobrazuje.
Jaké jsou role?
Každý člověk v organizaci má jednu ze dvou rolí. Role určuje, co vidí a co může měnit.
| Role | Co vidí | Co může |
|---|---|---|
| Správce | Veškerou práci v organizaci | Spravuje lidi a jejich role, sdílí dokumenty s kolegy, připojuje MCP servery pro celou organizaci |
| Člen | Svoji práci a projekty, do kterých ho někdo pozval | Pracuje ve svých projektech a zve do nich kolegy |
Role mění správce ve stejném dialogu Spravovat organizaci. Změna se projeví hned při dalším kliknutí, ne až po odhlášení.
Poznámka
V organizaci musí vždy zůstat aspoň jeden správce. Poslední správce si roli odebrat nemůže – organizaci by pak neměl kdo spravovat.
Jak přidám kolegu do organizace?
Kolegy zve a odebírá správce v dialogu Spravovat organizaci. Otevřete ho z přepínače účtu.
V přepínači účtu se přepněte do organizace a zvolte Spravovat organizaci.
Přejděte na Členové a zvolte Pozvat nové členy.
Zadejte e-mail kolegy a vyberte roli.
Odešlete pozvánku. Kolega dostane e-mail s odkazem, kterým ji přijme.
Pozvánku může přijmout i kolega, který už Consulaio používá. Svůj účet si nechá a k organizaci se jen přepne – nic nemusí rušit ani nikam převádět.
Poznámka
Do počtu sjednaných míst se počítají i odeslané pozvánky, které kolega ještě nepřijal. Jsou-li místa vyčerpaná, zrušte nepřijatou pozvánku, nebo se nám ozvěte a počet míst navýšíme.
Ve stejném dialogu kolegu i odeberete. Co tím ztratí a co mu zůstane, popisuje část níže.
Jak něco sdílím s kolegou?
Sdílí se projekt, ne jednotlivá konverzace. Když kolegu pozvete do projektu, uvidí všechno, co v něm je – konverzace, podklady i vygenerované výstupy.
Otevřete projekt a přejděte na záložku Přístup.
Zvolte Pozvat kolegy a vyberte, kdo má projekt vidět.
Konverzaci, kterou chcete ukázat, přesuňte do sdíleného projektu přes Přesunout do projektu.
Přístup k projektu spravuje ten, kdo ho založil. Pozvání můžete kdykoli zrušit – kolega pak ztratí přístup k celému projektu.
Pozor
Výchozí projekt je jen váš a sdílet ho nelze. Je to místo, kde vaše práce zůstává mimo dosah kolegů. Chcete-li něco ukázat, přesuňte to do sdíleného projektu.
Kdo vidí moje dokumenty a šablony?
Dokument ve znalostní bázi i šablona mají pole Viditelnost se dvěma hodnotami. Já znamená, že s ním pracujete jen vy – nevidí ho ani správce organizace. Organizace znamená, že z dokumentu čerpá asistent i v odpovědích vašim kolegům a šablonu může použít kdokoli z kanceláře.
Viditelnost Organizace může nastavit jen správce. Co čte a používá celá kancelář, je rozhodnutí kanceláře.
Poznámka
Znalostní báze Consulaio – zákony, judikatura, výklady – je společná všem, kdo Consulaio používají, a s vaší organizací nemá nic společného.
Co vidí správce?
Správce vidí veškerou práci v organizaci: konverzace, projekty i vygenerované výstupy, včetně těch, které jste do žádného sdíleného projektu nepřesunuli. Za odvedenou práci odpovídá celá organizace, a správce se k ní proto musí dostat i ve chvíli, kdy jste na dovolené nebo v Consulaio už nepracujete.
Dvě výjimky, které správce nevidí:
- Dokumenty a šablony, u kterých jste nechali viditelnost Já.
- MCP servery, které jste si připojili sami – vaše přihlašovací údaje k nim zůstávají vaše.
Co najdu na stránce Organizace?
Správce má v hlavní navigaci navíc položku Organizace. Na kartě Využití vidí, kolik míst z plánu je obsazených, kolik kreditů kdo spotřeboval a kdy byl kdo naposledy aktivní. Obsah konverzací ani dokumentů tu nenajde – jde o čísla, ne o práci samotnou.
Část spotřeby je vedená jako Nepřiřazeno. Je to práce, kterou Consulaio dělá za celou organizaci, a spotřeba z doby, kdy se ještě nezaznamenávalo, kdo ji způsobil. Mezi lidi ji nedělíme, protože bychom si to museli vymyslet.
Karta Dokumenty drží znalostní bázi celé organizace. Asistent z ní čerpá i v odpovědích vašim kolegům a nahrávat do ní může jen správce.
Co se stane, když někdo z organizace odejde?
Odchod se týká jen místa v organizaci. Vlastní účet i všechno, co v něm má, mu zůstává a přihlášení se nemění.
Práce, která vznikla v organizaci, zůstává organizaci – vznikla na jejích zakázkách. Jeho výchozí projekt v organizaci převezme správce jako archivovaný, ze sdílených projektů se odcházející člověk odebere a tokeny pro externí přístup vydané pro organizaci přestanou platit.
Pozor
Chce-li si někdo odnést kopii práce, kterou udělal v organizaci, musí si ji vyexportovat ještě předtím, než ho z organizace odeberete. Potom už k ní přístup nemá.
I když skončí smlouva celé organizace, vlastní účty lidem zůstávají.
Můžu mít vlastní účet a zároveň být v organizaci kanceláře?
Ano. Účet i místo v organizaci existují vedle sebe a přepínáte se mezi nimi.
Práce, kterou už ve svém účtu máte, se do organizace nepřenáší. Zůstává vám a dostanete se k ní přepnutím zpět. Potřebujete-li ji mít v organizaci, napište nám a domluvíme se.
Sdílejí se kredity?
Ano. Organizace má jeden měsíční balíček kreditů a čerpá z něj celý tým. Kdo kolik spotřeboval, uvidí správce v sekci Organizace na kartě Využití.
Kredity se odečítají z toho účtu, ve kterém právě pracujete. Práce ve vašem vlastním účtu tedy čerpá z vašeho plánu, ne z balíčku kanceláře.
Vidí kolegové moje konverzace, když je nikam nepřesunu?
Ne. Zůstanou ve vašem výchozím projektu, který kolegové nevidí. Správce je ale vidí – viz výše.
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám