E-maily a dokumenty
Consulaio umí odpověď rovnou převést do podoby, kterou pošlete klientovi – do e-mailu nebo do dokumentu podle vaší šablony. Výstup se uloží jako artefakt, ke kterému se později vrátíte. Článek popisuje, jak o výstup požádat, kde jej najdete a co zkontrolovat před odesláním.
Jak si nechám připravit e-mail pro klienta?
Napište v konverzaci, komu píšete, co má e-mail sdělit a jakým tónem. Consulaio doplní předmět, oslovení i text a nabídne pole Komu a Kopie. Hotový koncept se v konverzaci zobrazí jako karta Koncept e-mailu. Čím konkrétnější je zadání, tím méně po asistentovi dopisujete ručně.
- „Připrav e-mail pro klienta s vysvětlením, jaké podklady od něj potřebujeme k přiznání DPH za 2. čtvrtletí 2026.“
- „Napiš zdvořilý e-mail jednateli, ve kterém shrneš závěr k odpočtu DPH u firemního vozu a požádáš o knihu jízd.“
- „Uprav předchozí e-mail – zkrať jej na tři odstavce a vynech odkazy na paragrafy.“
Než začnete
Generování e-mailů a dokumentů je součástí plánu Pro. Vyzkoušet je můžete během 7denní zkušební verze Pro. Počet kreditů se zkušební verzí nemění a řídí se vaším plánem. Rozsah plánů shrnuje článek Plány, kredity a platby.
E-mail připraví asistent vždy. Dokument vzniká výhradně z vaší šablony – dokud žádnou nenahrajete, dostanete text přímo v odpovědi a vložíte si jej do vlastního formuláře sami.
Jak si nechám vygenerovat dokument?
Dokument vzniká tak, že Consulaio doplní text do vaší šablony. Čím je tedy dokument – stanoviskem, protokolem, průvodním dopisem – určuje šablona, kterou pro něj použijete. Zadejte řešenou otázku, rozhodné okolnosti a požadovaný rozsah a zmiňte název šablony. Hotový dokument se objeví jako karta Vygenerovaný dokument.
Bez šablony žádný dokument nevznikne. Text dostanete přímo v odpovědi a zpracujete jej ve svém editoru.
- „Zpracuj do šablony Stanovisko daňového poradce posouzení daňové uznatelnosti nákladů na home office pro jednatele s.r.o. Adresátem je Modrá pastelka s.r.o.“
- „Použij šablonu Průvodní dopis a shrň v ní závěr k odpočtu DPH u firemního vozu.“
- „Doplň do posledního dokumentu odstavec o důkazním břemenu a odkaz na aktuální judikaturu.“
Co je artefakt a kde ho najdu?
Artefakt je samostatně uložený výstup konverzace. Consulaio rozlišuje dva druhy artefaktu – koncept e-mailu a vygenerovaný dokument. Na rozdíl od textu odpovědi zůstává artefakt dohledatelný i po měsících a nese si vlastní údaje o tom, kdy a ze které konverzace vznikl.
Kliknutím na kartu v konverzaci otevřete Detail artefaktu s poli Předmět, Komu, Kopie a Obsah. Odkaz Zobrazit konverzaci vás vrátí k dotazu, ze kterého výstup vznikl.
Všechny výstupy jednoho případu najdete v projektu na záložce Artefakty. Seznam lze prohledávat podle názvu a filtrovat podle Typ na hodnoty E-mail a Dokument.
Jak výstup stáhnu a pošlu klientovi?
Hotový výstup otevřete v detailu artefaktu. U dokumentu zvolíte Stáhnout DOCX, u e-mailu tlačítko Otevřít – zpráva se otevře ve vašem poštovním programu s vyplněným adresátem, předmětem i textem. Zbývá ji projít, doladit a odeslat. Dokument stejným způsobem přiložíte k vlastní zprávě.
Otevřete artefakt kliknutím na kartu v konverzaci nebo na řádek na záložce Artefakty.
U dokumentu zvolte Stáhnout DOCX.
Pokud se nabízí i Stáhnout PDF, můžete stáhnout rovnou verzi k odeslání.
U e-mailu klikněte na Otevřít.
Text i adresáty upravte ve svém poštovním programu a odešlete odtud.
Formát DOCX je k dispozici vždy. Tlačítko Stáhnout PDF se nabízí jen u dokumentů, u kterých se převod povedl.
Co mám zkontrolovat, než výstup pošlu klientovi?
Odpovědi i vygenerované výstupy vytváří AI a mohou obsahovat nepřesnosti, proto konečné rozhodnutí i odpovědnost za obsah zůstávají na vás jako na odborníkovi. Projděte proto každý výstup dřív, než opustí vaši kancelář. Kontrola zabere pár minut a zachytí právě ta místa, kde by chyba stála nejvíc.
- Ověřte citovaná ustanovení a jejich znění účinné k rozhodnému dni.
- Zkontrolujte částky, lhůty a údaje o subjektu proti podkladům klienta.
- Projděte adresáty v polích Komu a Kopie.
- U dokumentu z šablony zkontrolujte doplněné proměnné, zejména jména a data.
Jak nahraji vlastní šablonu?
Šablona je váš formulář ve formátu DOCX – hlavička, patička, formátování i ustálené formulace. Nahrajete ji na stránce Dokumenty na záložce Šablony. Consulaio do ní vygenerovaný text vloží, takže výstup vypadá jako vaše kancelářská písemnost. Jedna šablona smí mít nejvýše 10 MB.
Otevřete Dokumenty v hlavní navigaci a přejděte na záložku Šablony.
Klikněte na Nahrát šablonu.
Vyplňte Název šablony a vyberte soubor DOCX.
Potvrďte tlačítkem Nahrát šablonu.
V detailu šablony doplňte popisy v sekci Proměnné v šabloně a uložte.
- 1Proměnné, které Consulaio v šabloně samo našlo.
- 2Popis vyplněný u jedné proměnné. Ostatní tři zůstaly prázdné.
Jak fungují proměnné v šabloně?
Proměnná v šabloně je zástupné místo, které Consulaio při generování vyplní. Zapíšete ji do souboru DOCX ve dvojitých složených závorkách, například {{ nazev_klienta }}. Po nahrání šablony je Consulaio samo vyhledá a vypíše v sekci Proměnné v šabloně. Ve sloupci Popis pro AI popíšete, co má do proměnné přijít.
Popis je nejdůležitější krok celého nastavení. Rozhoduje o tom, zda proměnná dostane správný obsah, nebo jen přibližný odhad.
| Proměnná | Slabý popis | Popis, který funguje |
|---|---|---|
| {{ nazev_klienta }} | Klient | Obchodní firma klienta včetně právní formy, tak jak je zapsána v obchodním rejstříku. |
| {{ datum }} | Datum | Datum vyhotovení dokumentu ve tvaru 25. 7. 2026. |
| {{ predmet }} | O čem to je | Jednou větou řešená otázka, například posouzení odpočtu DPH u firemního vozu. |
Pozor
Generování se nezdaří, pokud zůstane některá proměnná bez použitelného zadání. Popisujte proto obsah každé proměnné a nenechávejte v šabloně zástupná místa, která nedokážete vysvětlit.
Limity a formáty
| Položka | Hodnota |
|---|---|
| Formát šablony | DOCX |
| Maximální velikost šablony | 10 MB |
| Zápis proměnné v šabloně | Dvojité složené závorky, například {{ nazev_klienta }} |
| Formáty ke stažení u dokumentu | DOCX vždy, PDF podle úspěšnosti převodu |
| Druhy artefaktů | E-mail a dokument |
| Maximální délka předmětu e-mailu | 200 znaků |
| Maximální délka textu e-mailu | 5 000 znaků |
| Dostupnost | Plán Pro a Enterprise |
Časté potíže
| Projev | Co s tím |
|---|---|
| Asistent odpoví textem, ale artefakt nevznikne. | Zadání bylo obecné. Vyžádejte si výstup výslovně: „připrav to jako e-mail klientovi“ nebo „vygeneruj z toho dokument“. |
| Hlášení Žádné proměnné nenalezeny u nahrané šablony. | Zástupná místa nejsou zapsaná ve dvojitých složených závorkách. Upravte je v souboru DOCX a nahrajte šablonu znovu. |
| U dokumentu chybí Stáhnout PDF. | Převod do PDF se nezdařil. Stáhněte Stáhnout DOCX a do PDF dokument uložte ve svém textovém editoru. |
| Otevřený e-mail nemá v poštovním programu celý text. | Poštovní programy mají délku předvyplněné zprávy omezenou. Text zkopírujte z pole Obsah v detailu artefaktu. |
| Dokument vznikl podle jiné šablony, než jste čekali. | Uveďte název šablony přímo v dotazu. Podobné názvy šablon odlište, například podle typu písemnosti. |
Časté dotazy
Kolik šablon si mohu nahrát?
Počet šablon omezený není. Užitečnější než mnoho variant je několik dobře popsaných šablon s výstižnými názvy.
Můžu nechat asistenta výstup přepsat?
Ano. Napište, co změnit – rozsah, tón, adresáta nebo strukturu – a asistent připraví nový artefakt. Původní verze zůstane zachovaná.
Jak dostanu do dokumentu vlastní hlavičku a patičku?
Vložte je přímo do souboru DOCX, který nahrajete jako šablonu. Consulaio doplňuje pouze proměnné a text, zbytek formátování přebírá z vaší šablony.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám