Kam nahrát soubor
Soubor jde v aplikaci Consulaio nahrát na tři různá místa. Každé má jiný účel, jinou životnost a jiné limity. Tento článek vám pomůže vybrat správné místo a vysvětluje, proč asistent někdy soubor „nevidí“.
Tři místa, tři různé účely
| Příloha zprávy | Soubory projektu | Znalostní báze | |
|---|---|---|---|
| Kde se nahrává | Tlačítko Přiložit soubor ke zprávě vedle pole pro dotaz | Projekt → záložka Soubory | Znalosti → záložka Znalostní báze |
| Kdy asistent soubor použije | Jen v té jedné konverzaci | Při práci na daném projektu | U každého dotazu, kdykoli je relevantní |
| Jak dlouho platí | Po dobu konverzace | Dokud soubor z projektu nesmažete | Trvale, dokud dokument nesmažete nebo nedeaktivujete |
| Maximální velikost | 4,5 MB | 4,5 MB | 10 MB |
| Počet | bez pevného limitu | bez pevného limitu | bez pevného limitu |
| Dostupné od plánu | Free | Pro | Pro |
Kdy co použít
Příloha zprávy – jednorázová otázka k jednomu souboru
Máte konkrétní fakturu, smlouvu nebo přijatý e-mail a chcete se na něj zeptat jednou. Přiložte soubor přímo ke zprávě. Po vyřešení dotazu už ho nepotřebujete.
Příklad: „Zkontroluj, zda tato faktura splňuje náležitosti daňového dokladu.“
Soubory projektu – podklady k jedné zakázce
Řešíte případ jednoho subjektu a máte k němu sadu podkladů: smlouvy, faktury, bankovní výpisy, korespondenci. Nahrajte je do projektu. Asistent je zohlední pokaždé, když v tomto projektu pracujete, ale nepletou se vám do práce na jiných subjektech.
Příklad: podklady k daňové kontrole u jedné společnosti.
Znalostní báze – dokumenty, které platí napříč vaší praxí
Máte interní směrnice, metodické postupy nebo odborné podklady, ze kterých chcete čerpat pořád a u všech případů. Ty patří do znalostní báze. Asistent z nich čerpá u každého dotazu, kdykoli jsou pro odpověď relevantní.
Příklad: interní metodika kanceláře k oceňování zásob.
Tip
Jednoduché vodítko: týká-li se soubor jednoho dotazu, je to příloha. Týká-li se jednoho subjektu, patří do projektu. Týká-li se všech, patří do znalostní báze.
Z přílohy rovnou do znalostní báze
Někdy soubor přiložíte k dotazu a teprve pak zjistíte, že se hodí i příště – třeba vaši interní směrnici. Nemusíte ho nahrávat znovu: napište Consulaio, ať si ho uloží do znalostí. Nabídne vám ho k uložení, vy potvrdíte název a soubor se stane běžným dokumentem znalostní báze se vším všudy – zpracuje se, dá se citovat a najdete ho na stránce Znalosti.
Platí pro stejné formáty jako nahrávání a vyžaduje plán Pro. Obrázky a tabulky CSV takto uložit nejde.
Když žádný soubor nemáte
Někdy nejde o soubor, ale o jednu větu – jak se u vás něco účtuje nebo jak to má nastavený jeden klient. Tu si Consulaio uloží jako poznámku rovnou z konverzace, aniž byste cokoli nahrávali. Postup popisuje článek Co si Consulaio pamatuje a co ho naučíte.
Proč asistent nevidí váš soubor
Nejčastější příčinou je nahrání na jiné místo, než kam se asistent v danou chvíli dívá.
- Soubor je v projektu, ale ptáte se mimo tento projekt. Otevřete konverzaci uvnitř projektu, nebo dokument nahrajte do znalostní báze.
- Dokument ve znalostní bázi je ve stavu Zpracování. Počkejte, než se zpracování dokončí a stav se změní na Aktivní.
- Dokument je ve stavu Neaktivní. Deaktivovaný dokument zůstává uložený, ale asistent z něj nečerpá – aktivujte ho.
- Dokument skončil ve stavu Chyba. Zkuste nahrání zopakovat; u naskenovaných dokumentů pomůže kvalitnější sken.
- Příloha byla připojena k jiné konverzaci. Přílohy se mezi konverzacemi nepřenášejí.
Poznámka omezená na jeden projekt se v jiném projektu neuplatní, stejně jako soubor projektu. Nahrané dokumenty se tím ale neřídí – ty platí ve všech projektech.
Zda asistent váš dokument skutečně použil, poznáte podle sekce Zdroje: pod odpovědí. Na plánu Pro máte navíc v sekci Analytika graf Nejpoužívanější zdroje, který ukazuje poměr mezi znalostní bází Consulaio, vašimi vlastními dokumenty a webem.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám