Bezpečnost a ochrana vašich dat
Za osobní údaje v podkladech, které nahrajete, odpovídáte vy, a pokud vás váže mlčenlivost, platí to i tady. Než do jakéhokoli AI nástroje vložíte podklady, potřebujete vědět, kam putují a kdo je uvidí. Tento článek popisuje, jak s daty nakládá Consulaio.
Kde Consulaio zpracovává vaše data?
Vaše dotazy, dokumenty a odpovědi se zpracovávají v Evropském hospodářském prostoru. Mimo EHP se dostávají jen přihlašovací údaje u dodavatele Clerk a platební údaje u dodavatele Stripe; u nástroje pro sledování chyb může k datům přistupovat podpora ze Spojených států. Výjimky jsou uvedeny v seznamu dílčích zpracovatelů.
Na provozu služby se podílejí tito dodavatelé:
| Dodavatel | K čemu slouží | Kde zpracovává | Doložená bezpečnost |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services | Provoz aplikace, ukládání nahraných souborů a dat účtu, odesílání e-mailů. Také AI modely, které aplikace používá k vyřízení dotazu. | EU – Frankfurt | ISO 27001, SOC 2 |
| Google Cloud | AI modely, které aplikace používá k vyřízení dotazu. | EU | ISO 27001, SOC 2 |
| Microsoft Azure | AI modely, které aplikace používá k vyřízení dotazu. | EU | ISO 27001, SOC 2 |
| Vercel | Provoz webového rozhraní. Vaše dotazy i odpovědi jím procházejí cestou mezi prohlížečem a aplikací. | EU – Frankfurt | ISO 27001, SOC 2 |
| Qdrant | Vyhledávací databáze, ve které leží legislativa i vaše nahrané dokumenty. Z ní se berou pasáže pro odpověď. | EU – Frankfurt | SOC 2 |
| Langfuse | Záznam průběhu dotazu pro řešení chyb a sledování kvality odpovědí. Záznamy se po 90 dnech automaticky mažou. | EU – Irsko | ISO 27001, SOC 2 |
| Linkup | Vyhledávání na webu, když si odpověď vyžádá aktuální informaci. | EU – Francie | nedokládá |
| Sentry | Sledování chyb aplikace. | EU – Frankfurt | ISO 27001, SOC 2 |
| Clerk | Přihlašování, správa účtů a dvoufázové ověření. | USA | SOC 2 |
| Stripe | Zpracování plateb a fakturace. | EU – Irsko | ISO 27001, SOC 2 |
Certifikace ve sloupci drží jednotliví dodavatelé; Consulaio samo držitelem žádné z nich není. Linkup, kterému se předává jen samotný vyhledávací dotaz, nedokládá ani jednu a zpracování u něj stojí na smlouvě podle čl. 28 GDPR.
Clerk a Stripe mají certifikaci Rámce ochrany soukromí mezi EU a USA. Standardní smluvní doložky EU má Consulaio uzavřené s nimi i s dodavatelem Vercel, který je usazen v USA, byť zpracovává v EU. S každým dodavatelem má Consulaio uzavřenou smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Aktuální seznam včetně změn najdete na stránce Dílčí zpracovatelé.
Poznámka
O zapojení nového dodavatele nebo o nahrazení stávajícího vás Consulaio informuje předem e-mailem nebo oznámením v aplikaci. Do 30 dnů od oznámení můžete proti změně vznést námitku a smlouvu z tohoto důvodu vypovědět.
Jak jsou data zabezpečená?
- Přenos dat je šifrovaný protokolem TLS 1.2 a novějším.
- Uložená data jsou šifrovaná algoritmem AES-256.
- Administrátorské přístupy jsou chráněné vícefaktorovým přihlášením.
- Produkční a testovací prostředí jsou oddělená a zabezpečení se pravidelně testuje.
- Osoby, které mohou s osobními údaji pracovat, jsou vázané mlčenlivostí.
Povinnost mlčenlivosti o obsahu vašich dotazů a výstupů trvá i po ukončení smlouvy. Vaše vstupní data zůstávají výhradně vaším vlastnictvím a Consulaio k nim nezískává žádná práva.
Vaše data se nepoužívají k trénování AI modelů
Dotazy, dokumenty ani odpovědi se nepoužívají k trénování ani ke zlepšování jazykových modelů. Platí to jak pro Consulaio, tak pro jeho dodavatele.
Consulaio pracuje s modely od společností Anthropic, Google a OpenAI a na každý krok pouští ten, který ho zvládne nejlépe. Všechny běží v cloudech Amazon Web Services, Google Cloud a Microsoft Azure, vždy v datových centrech v EU. Který z nich zrovna odpověď zpracuje, se může v čase měnit. Poskytovatel samotného modelu k vašim datům nemá přístup a nevystupuje jako samostatný zpracovatel.
Poznámka
Pokud si odpověď vyžádá aktuální informaci z webu, odešle se váš dotaz vyhledávači v reálném čase. Neposílají se přitom vaše dokumenty ani obsah znalostní báze – pouze samotný vyhledávací dotaz.
Kdo má k datům přístup a kdo za ně odpovídá
Vaše konverzace, projekty a dokumenty jsou přístupné pouze vašemu účtu. Ostatní uživatelé je nevidí a nepromítají se do odpovědí, které dostávají oni. Pracujete-li v organizaci, vidí do jejích projektů také její správce – co přesně, popisuje článek Sdílená organizace.
Jedinou další cestou ven je sdílení, o kterém rozhodujete vy. U konverzace, kterou jste založili, můžete vytvořit odkaz a poslat ho člověku mimo účet. Příjemce uvidí přepis tak, jak vypadal ve chvíli sdílení, a nic dalšího z účtu. Odkaz platí 30 dní a kdykoli ho zrušíte.
Z pohledu GDPR má rozdělení rolí praktický dopad na vaši práci:
| Role | Kdo ji má | Co to znamená |
|---|---|---|
| Správce | Vy | Odpovídáte za to, že jste oprávněni údaje do aplikace vložit a že máte právní základ pro jejich zpracování. |
| Zpracovatel | Consulaio | Zpracovává údaje jen podle vašich pokynů a pro poskytování služby. Vztah upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů. |
| Samostatný správce | Consulaio | Pouze u vlastních údajů o vás – registrace, fakturace, bezpečnost a podpora. |
Jako subjekt údajů máte právo na přístup, kopii, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost i námitku. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Podrobnosti popisuje stránka Ochrana osobních údajů.
Co do Consulaio nevkládat?
Consulaio je stavěné na běžnou daňovou a účetní agendu. U některých kategorií údajů ale platí přísnější pravidla.
Pozor
Nevkládejte zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR (například údaje o zdravotním stavu) ani údaje o odsouzení v trestních věcech podle čl. 10 GDPR. Výjimkou je situace, kdy pro to máte zvláštní právní základ a Consulaio o tom předem písemně uvědomíte.
U ostatních podkladů se držte zásady minimalizace – vkládejte jen to, co je pro zodpovězení dotazu skutečně potřeba. Zvládnete-li dotaz položit bez rodných čísel a adres, položte ho tak.
Jak dlouho data uchováváme a jak je smažete
Vaše data jsou uložená po dobu předplatného a dalších 30 dní po jeho ukončení. Poté se nevratně mažou. Výjimkou jsou doklady, které vystavuje Consulaio: daňové doklady se archivují 10 let od konce zdaňovacího období (§ 35 odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb.) a účetní záznamy 5 nebo 10 let (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb.). Na dokumenty, které nahrajete do aplikace, se tyto lhůty nevztahují.
Data můžete odstranit sami kdykoli:
- Jednotlivou konverzaci smažete přes Smazat konverzaci.
- Dokument ze znalostní báze odstraníte tlačítkem Odstranit; deaktivací zůstane uložený, ale asistent z něj přestane čerpat.
- Poznámku, kterou jste Consulaio naučili, smažete tlačítkem Odnaučit v jejím detailu.
- Pokyn z paměti smažete v Nastavení na kartě Paměť tlačítkem Smazat.
- Soubor projektu smažete v detailu souboru tlačítkem Smazat.
- Smazáním celého účtu se trvale odstraní všechny konverzace, projekty i dokumenty.
Obsah konverzace si můžete uložit mimo aplikaci přes Exportovat konverzaci ve formátu prostého textu, Markdownu nebo JSON. O export všech svých dat můžete kdykoli požádat na adrese info@consulaio.cz; poskytuje se ve formátech CSV, JSON a PDF.
Pozor
Smazání konverzace, dokumentu i účtu je nevratné. Co si chcete uchovat, exportujte ještě předtím.
Časté dotazy
Je bezpečné nahrávat podklady s osobními údaji do aplikace Consulaio?
Ano, při dodržení běžných pravidel. Data se zpracovávají v EU, jsou šifrovaná a nepoužívají se k trénování modelů. Jako správce údajů ale odpovídáte za to, že máte právní základ podklady vložit, a měli byste se držet zásady minimalizace.
Porušuji použitím AI povinnost mlčenlivosti?
Zapojení zpracovatele samo o sobě mlčenlivost neporušuje, pokud je vztah smluvně ošetřen. Consulaio má uzavřenou smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR a jeho zaměstnanci i dodavatelé jsou vázáni mlčenlivostí. Posouzení vlastní situace i informační povinnost vůči subjektům údajů zůstává na vás.
Uvidí moje dokumenty jiní uživatelé?
Ne. Vaše dokumenty jsou přístupné pouze vašemu účtu a do odpovědí ostatních uživatelů se nepromítají. Sdílíte-li konverzaci odkazem, cestuje s ní jen název přílohy, kterou jste v ní použili – samotný soubor příjemce neotevře. Výjimkou je dokument, který sami nahrajete do znalostní báze organizace: z toho čerpá asistent i v odpovědích vašim kolegům. Totéž platí pro poznámku, kterou organizaci nabídnete a správce ji schválí. Znalostní báze Consulaio je naopak společná všem a vaše dokumenty neobsahuje.
Odcházejí data mimo EU?
Vaše dotazy, dokumenty a odpovědi se zpracovávají v EHP. Mimo EHP mohou být zpracovány přihlašovací údaje u dodavatele Clerk a platební údaje u platební brány Stripe; u nástroje pro sledování chyb může k datům přistupovat podpora ze Spojených států, a proto se výjimka může týkat i přílohy, kterou k hlášení chyby připojíte. Předání je vždy kryto standardními smluvními doložkami nebo rozhodnutím Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany. Aktuální přehled je v seznamu dílčích zpracovatelů.
Co se stane s mými daty, když přestanu platit?
Data zůstanou uložená nejdéle 30 dní po ukončení smlouvy. V této lhůtě si je můžete vyexportovat. Poté je nevratně smažeme.
Můžu dostat podepsanou smlouvu o zpracování osobních údajů?
Smlouva o zpracování je nedílnou součástí obchodních podmínek a najdete ji na stránce Smlouva o zpracování osobních údajů. Potřebujete-li ji v samostatné podepsané podobě, napište na info@consulaio.cz.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám