Co si Consulaio pamatuje a co ho naučíte
Consulaio si o vaší práci pamatuje dvě různé věci. Paměť drží pokyny, tedy jak chcete mít odpovědi psané. Poznámky drží fakta o vaší praxi a o klientech: Consulaio si je vyhledá, když se hodí, a uvede je mezi zdroji. Článek popisuje, čím se obojí liší, jak to uložit, kdy to začne platit a kdo to vidí.
Co si Consulaio pamatuje?
Pamatuje si dvě věci a každá se chová jinak. Paměť jsou pokyny, jak chcete mít odpovědi psané – co v nich chcete mít vždycky a co naopak ne. Consulaio si je zapisuje samo, jakmile mu to v konverzaci řeknete, a uplatní je v každé odpovědi. Poznámky jsou fakta: jak to chodí ve vaší kanceláři nebo jak to má nastavený konkrétní klient. Poznámku vám Consulaio nabídne, vy si upravíte text a uložíte ji sami.
| Paměť | Poznámky | |
|---|---|---|
| Co drží | Pokyny: jak chcete mít odpověď napsanou | Fakta: vaše praxe, zvyklosti kanceláře, situace klienta |
| Kdo to ukládá | Consulaio samo, na nic se neptá | Vy – Consulaio jen navrhne text, který upravíte a potvrdíte |
| Kdy se uplatní | V každé odpovědi | Když se k dotazu hodí |
| Objeví se mezi zdroji | Ne | Ano, s označením vaše poznámka |
| Kdo to vidí | Jen vy | Vy, nebo celá organizace po schválení správcem |
| Kde to spravujete | Nastavení → Paměť | Znalosti → Co jste Consulaio naučili |
Pokyn „lhůtu piš vždy na první řádek“ musí platit pokaždé, takže se nevyhledává a jede s každým dotazem. Fakt o jednom klientovi naopak pokaždé platit nemá – v cizím případu by odpověď spíš zkreslil, takže si ho Consulaio vyhledá jen tam, kde se hodí.
Než začnete
Paměť je součástí plánu Light a vyšších, poznámky plánu Pro. Obojí si vyzkoušíte během 7denní zkušební verze Pro. Rozsah plánů shrnuje článek Plány, kredity a platby.
Na nižším plánu vás Consulaio upozorní ještě předtím, než poznámku uložíte. Hlášení Vlastní znalosti prohledává Consulaio až v plánu Pro znamená, že by poznámka v účtu jen ležela a do odpovědí by se nedostala.
Jak Consulaio něco naučím?
Učí se třemi způsoby. Řeknete mu to v konverzaci a on vám poznámku nabídne; napíšete ji sami tlačítkem Naučit Consulaio u pole pro dotaz; nebo ji založíte na stránce Znalosti na kartě Poznámky tlačítkem Nahrát poznámku. Ve všech třech případech se otevře stejné okno Naučit Consulaio.
Do pole Název napište, jak se poznámka bude jmenovat v seznamu. Název je povinný – je to jediné, podle čeho poznámku za půl roku poznáte.
Do pole Co si má Consulaio pamatovat napište, co si má nechat.
U volby Kde má poznámka platit zvolte V celém účtu, nebo možnost s názvem projektu.
Na tohle se Consulaio ptá jen v konverzaci uvnitř projektu.
Uložte tlačítkem Uložit poznámku.
Nabídku poznáte podle karty pod odpovědí, která nese název navržené poznámky. Kliknutím na kartu otevřete okno, kde text upravíte a uložíte. Samotnou nabídkou se nic neukládá – uloženo je až to, co potvrdíte vy. Kartu, kterou jste už uložili, otevřete znovu kdykoli: uvidíte uložené znění a tlačítko Uloženo, aby se stejná poznámka neuložila dvakrát.
Poznámka
Poznámku pro celou organizaci zakládá její správce na stránce Organizace, stejně jako sdílený dokument. V okně se proto na to, pro koho poznámka je, Consulaio neptá.
Tip
Pište celou větu, která dává smysl i za půl roku a i kolegovi, který u konverzace nebyl. „Faktury za dopravu účtujeme na středisko 300“ poslouží líp než „středisko 300“.
Co se do poznámky ukládat nesmí?
Nic ze zákona. Sazby, limity, lhůty ani znění paragrafů do poznámky nepatří: Consulaio si je dohledává ve zdrojích a sleduje jejich novely, kdežto uložená poznámka by po první novele tiše zastarala a nikdo by si toho nevšiml. Pokusíte-li se o to, Consulaio poznámku odmítne uložit a napíše, co v textu našlo.
| Do poznámky patří | Do poznámky nepatří |
|---|---|
| Zvyklosti vaší kanceláře | Sazby daní |
| Jak má klient nastavené účetní období | Limity a hranice |
| Na jaké středisko účtujete konkrétní náklad | Lhůty a termíny |
| Na čem jste se s klientem domluvili | Znění paragrafů |
Kontrola je záměrně přísná a raději odmítne víc, než by pustila dál údaj, který za rok nebude platit. Narazí-li na větu, kterou uložit chcete, přeformulujte ji tak, aby popisovala vaši praxi, ne předpis. Na sazbu nebo lhůtu se rovnou zeptejte v konverzaci – tam ji Consulaio dohledá v aktuálním znění a ocituje zdroj.
Totéž platí pro paměť. Ani pokyn nesmí obsahovat údaj ze zákona a nesmí Consulaio nutit, aby přestalo hledat ve zdrojích, uvádět je nebo přiznat, že si není jisté. Takový pokyn Consulaio neuloží a řekne proč.
Kdy začne Consulaio poznámku používat?
Hned ne. Uloženou poznámku Consulaio nejdřív zpracuje stejně jako nahraný dokument a teprve pak si ji umí vyhledat. Obvykle to trvá pár minut. Po tu dobu má stav Zpracování a v odpovědích se neobjeví; hotová poznámka má stav Aktivní.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Ve frontě | Poznámka čeká na zpracování. |
| Zpracování | Poznámka se zpracovává. Consulaio z ní zatím neodpovídá. |
| Aktivní | Zpracování skončilo a Consulaio si poznámku vyhledá, když se hodí. |
| Neaktivní | Poznámka je uložená, ale z vyhledávání je vyřazená. |
| Chyba | Zpracování selhalo. Zopakujte je tlačítkem Zkusit znovu. |
Opravíte-li text poznámky, Consulaio ji zpracuje znovu a po tu dobu z ní zase neodpovídá. Dokud zpracování neskončí, nemá k dispozici starou ani novou verzi. Změna samotného názvu žádné zpracování nespouští.
Kde poznámka platí?
Ve výchozím nastavení v celém účtu, tedy ve všech konverzacích. Učíte-li Consulaio uvnitř projektu, můžete poznámku omezit jen na tento projekt – hodí se to u faktů, které platí pro jednoho klienta a jinde by odpověď zkreslily.
Omezujte ale jen to, co se opravdu týká jediného případu. Znalost zavřenou v jednom projektu nenajdete tam, kde ji později hledáte.
Poznámka
Archivujete-li nebo smažete projekt, jeho poznámky se přestanou používat spolu s ním. Zůstávají uložené a v seznamu je dál vidíte; vrátíte-li projekt zpět, začne z nich Consulaio zase čerpat. Poznámky, které jste odnaučili sami, se tím zpět nevrátí.
Dokumentů ve znalostní bázi se to netýká – ty platí dál napříč všemi projekty. Kam který podklad patří, rozebírá článek Kam nahrát soubor.
Kdo poznámku vidí?
Ve výchozím nastavení jen vy. Nevidí ji nikdo další, ani správce organizace. Sdílet ji má smysl u toho, co má znát celá kancelář – u zvyklosti, kterou by jinak musel každý napsat znovu.
Volbou Pro celou organizaci poznámku nabídnete ostatním. Nezpřístupní se jim ale hned: dokud ji správce neschválí, zůstává vaše a Consulaio z ní odpovídá jenom vám. Nabídnutím proto nic neriskujete, protože zamítnutím nepřijdete o nic, co jste měli.
Správce nabídky vyřizuje na stránce Organizace na kartě Učení. Text může před schválením upravit a zamítnutí zdůvodnit.
| Stav nabídky | Co znamená |
|---|---|
| Čeká na vás | Správce se ještě nerozhodl. Poznámka zatím slouží jen svému autorovi. |
| Schváleno | Poznámku čte celá organizace a Consulaio z ní čerpá i kolegům. |
| Zamítnuto | Poznámka zůstává svému autorovi. Ostatním se nezpřístupní. |
| Mezitím upravena | Autor text po nabídnutí změnil, takže nabídka propadla. Nabídnout ji lze znovu. |
Nabízení může správce vypnout. Kde je vypnuté, se Consulaio na sdílení vůbec neptá a poznámky zůstávají osobní; co už schválené je, organizaci zůstává. Role a přístupy popisuje článek Sdílená organizace.
Poznámka
Otevřenou nabídku si správce přečte celou – jinak by o ní nemohl rozhodnout. Jakmile ji vyřídí, text poznámky už nevidí. Vaše ostatní poznámky mu zůstávají skryté pořád.
Jak si Consulaio zapamatuje, jak chcete odpovídat?
Stačí mu to říct v konverzaci: „lhůtu piš vždy na první řádek“, „nechci dlouhé úvody“. Consulaio si pokyn zapíše samo, nic nepotvrzujete a od té chvíle platí v každé odpovědi, ve všech konverzacích i projektech.
Paměť je jen vaše. S organizací se nesdílí a mezi zdroji se neobjeví – neurčuje totiž, co je pravda, ale jak má být odpověď napsaná. Pokyn nemůže Consulaio přimět, aby přestalo hledat ve zdrojích, aby je přestalo uvádět nebo aby zamlčelo, že si není jisté.
Co si Consulaio pamatuje, najdete v Nastavení na kartě Paměť. Je to seznam pokynů: jednotlivé řádky tam tlačítky Upravit a Smazat opravíte i odstraníte a nový pokyn přidáte tlačítkem Přidat pokyn. Jeden pokyn smí mít nejvýš 500 znaků a celá paměť dohromady 4 000 – při běžném používání na strop nenarazíte, a když ano, Consulaio napíše, kolik z něj je využito, a vy nejdřív odstraníte něco, co už neplatí.
Tip
Do paměti patří, jak má odpověď vypadat. Fakt o klientovi nebo o vaší kanceláři patří do poznámky, kde si ho Consulaio vyhledá a ocituje. Řeknete-li mu „u téhle klientky mi vždycky připomeň termín“, je to pořád předvolba – týká se totiž toho, jak odpovídat, ne toho, jak to klientka má.
Kde poznámky spravuji?
Na stránce Znalosti v sekci Co jste Consulaio naučili. Je to tabulka pod znalostní bází a kliknutím na řádek otevřete Detail poznámky.
Otevřete Znalosti v hlavní navigaci a zůstaňte na záložce Znalostní báze.
Sjeďte do sekce Co jste Consulaio naučili a klikněte na poznámku.
Text upravte v poli Text poznámky.
Uložte tlačítkem Uložit opravu, nebo změny zahoďte tlačítkem Zrušit změny.
Tlačítko Odnaučit poznámku smaže a Consulaio z ní přestane čerpat. Vrátit to zpět nejde, proto se Consulaio nejdřív zeptá. Kdo pracuje v organizaci, vidí v témže seznamu i poznámky organizace – ty jsou ale jen ke čtení a měnit je může správce.
Ke stejnému místu vede i citace. Kliknutím na zdroj označený vaše poznámka otevřete přímo tu poznámku, i s tlačítky k úpravě a odnaučení.
Limity
| Položka | Hodnota |
|---|---|
| Maximální délka poznámky | 4 000 znaků |
| Počet poznámek v účtu | Nejvýše 200 |
| Délka celé paměti | Nejvýše 4 000 znaků dohromady |
| Maximální délka jednoho pokynu | 500 znaků |
| Automatické doplňování paměti | Zapnuté, lze vypnout v Nastavení → Paměť |
| Stavy poznámky | Ve frontě, Zpracování, Aktivní, Neaktivní, Chyba |
| Dostupnost paměti | Všechny plány |
| Dostupnost poznámek | Plán Pro a Enterprise |
Časté potíže
| Projev | Co s tím |
|---|---|
| Hlášení Tohle vypadá na údaj ze zákona. | V textu je sazba, limit, lhůta nebo odkaz na paragraf. Přeformulujte poznámku tak, aby popisovala vaši praxi; na samotný údaj se zeptejte v konverzaci. |
| Poznámka je uložená, ale v odpovědi se neobjevila. | Zkontrolujte její stav. Ve stavu Zpracování Consulaio z poznámky ještě nečerpá; ve stavu Neaktivní je z vyhledávání vyřazená. |
| Poznámka platí jen v jednom projektu a jinde chybí. | Omezení na projekt už později nezměníte. Uložte poznámku znovu s volbou V celém účtu a původní odnaučte. |
| Kolegové poznámku nevidí, i když jste zvolili Pro celou organizaci. | Nabídka čeká na správce. Do schválení zůstává poznámka jen vaše. |
| Hlášení Účet má uložených 200 poznámek. | Účet je na svém stropu. Smažte některou starší, nebo ji nahraďte jednou obecnější. |
| Pokyn se nepodařilo uložit. | Jeden pokyn smí mít nejvýš 500 znaků a paměť celkem 4 000. Delší text uložte jako poznámku, kterou si Consulaio vyhledá, když se hodí. |
Časté dotazy
Jaký je rozdíl mezi poznámkou a nahraným dokumentem?
Poznámka je věta nebo dvě, které napíšete přímo v konverzaci. Dokument je soubor, který nahrajete a Consulaio ho převede na text. Delší text proto nahrajte jako dokument – i proto, že u dokumentu si můžete kdykoli nahrát novější verzi. Postup popisuje článek Vlastní dokumenty ve znalostní bázi.
Stojí učení kredity?
Uložení poznámky spustí stejné zpracování jako nahrání dokumentu, a to se hradí kredity. U krátké poznámky jde o jeden kredit; stejně se účtuje i oprava textu. Paměť kredity nestojí.
Cituje Consulaio poznámku jako zdroj?
Ano. Pod odpovědí je poznámka očíslovaná jako každý jiný zdroj a označená vaše poznámka, takže ji nespletete s předpisem. Pokyny z paměti se mezi zdroji neobjevují.
Odnesu si poznámky a paměť s sebou?
Ano. Obojí je součástí exportu dat: poznámky jsou v archivu mezi dokumenty, pokyny ve složce znalosti v souboru pokyny.md. Export si vyžádáte v Nastavení na kartě Doklady a data.
Co se s nimi stane, když zruším účet?
Smažou se spolu s ním, včetně jejich indexu. Platí pro ně stejné lhůty jako pro zbytek účtu – popisuje je článek Účet, předvolby a vaše data.
Co se stane s poznámkami, když skončí zkušební verze Pro?
Zůstanou uložené a v seznamu je dál vidíte, ale Consulaio si je do odpovědí nevyhledá. Po přechodu na plán Pro se začnou používat znovu.
Související
Našli jste v článku chybu nebo něco nesedí? Napište nám